Adjoint(e) administratif(-ive)

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Location: Quebec Montreal CA

Ivanhoé Cambridge
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.

Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements :  ivanhoecambridge.com.

Service : Affaires juridiques, Exploitation

Type de poste : Salarié

Des défis à la hauteur de vos talents!

Dans l’exécution de ses fonctions, l’adjoint administratif seconde trois membres de l’équipe des Affaires juridiques (l’«équipe»). Les responsabilités principales consistent à :

  • Assurer la préparation et la logistique des réunions (convocation, réservations, confirmation de présences, ordre du jour, préparation de dossiers, envoi de documents et, au besoin, produire des comptes rendus de réunions si requis);
  • Effectuer le travail général de secrétariat pour cette équipe : rédaction, impression et numérisation de documents, suivi de la correspondance et appels téléphoniques, organisation d’agendas, classement, facturation, préparation des comptes de dépenses, cueillette de signatures, préparation des feuilles de temps etc.;
  • Planifier, organiser et coordonner la tenue de rencontres et les déplacements des membres de l’équipe;
  • S’assurer de faire des liens entre les différents dossiers traités par les membres de l’équipe et collaborer à la production et mise à jour de dossiers, de présentations, de tableaux et de rapports de différentes natures selon les besoins;
  • Effectuer les diverses tâches administratives reliées à la gestion interne et ce, en accord avec les processus établis (tel que les notes de frais, le suivi de la validation de la facturation, le suivi budgétaire, etc.)
  • Utiliser et favoriser l’utilisation au sein de l’équipe des outils technologiques (Office 365, SharePoint, Jabber et autres solutions) ainsi que les différentes bases de données disponibles chez IC afin d’obtenir les informations nécessaires à la gestion des différents dossiers de l’équipe;
  • Organiser et tenir à jour les systèmes de classements, majoritairement électroniques, selon les normes et bonnes pratiques de gestion documentaire;
  • Accomplir toutes autres tâches connexes demandées ou nécessitées par les fonctions.

Connaissances et aptitudes requises

  • DEC en secrétariat ou technique en bureautique;
  • 5 ans et plus d’expérience en soutien administratif;
  • Expérience dans le domaine juridique (un atout);
  • Excellent français et anglais parlé et écrit, habileté en rédaction;
  • Maitrise de la suite Ms Office (Outlook, Word, Power Point et Excel) ainsi que Office 365;
  • Bonne gestion des priorités, sens de l’organisation, initiative, rigueur et minutie;
  • Compétences en relations interpersonnelles, discrétion, entregent et esprit d’équipe;
  • Capacité de travailler de façon autonome et sous pression avec des échéanciers serrés.

Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!

Vous avez tout à gagner

En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.

* L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n’a aucune intention discriminatoire.



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