Adjoint.e administratif.ive, classe principale

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Location: Quebec Montreal CA

Fédération des cégeps
Montréal, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

ADJOINT ADMINISTRATIF OU ADJOINTE ADMINISTRATIVE
Classe principale

Direction des affaires juridiques

La Fédération des cégeps est le regroupement volontaire des 48 collèges publics du Québec. Elle a été créée en 1969 dans le but de promouvoir le développement de la formation collégiale et des cégeps. Elle agit comme porte-parole officiel et lieu de concertation des cégeps, à qui elle offre des services en matière de pédagogie, d’affaires étudiantes, d’affaires internationales, de formation continue et de services aux entreprises, de financement, de ressources humaines, d’évaluation de la scolarité, d’affaires juridiques, de technologies de l’information, de recherche, de négociation et de relations du travail. La Fédération des cégeps représente les collèges pour la négociation des conventions collectives.

La Fédération est à la recherche d’une personne pour combler un poste d’adjoint administratif ou adjointe administrative, afin d’être un collaborateur ou une collaboratrice de premier ordre.

Nature du travail

La personne titulaire de ce poste est appelée à travailler en étroite collaboration avec le directeur des affaires juridiques et l’attachée d’administration, au sein d’une équipe dynamique composée de dix avocats, trois techniciennes juridiques, deux adjointes juridiques et une commis-réceptionniste. Elle accomplit un ensemble de travaux selon des méthodes et des procédures de nature administrative.

La personne titulaire de ce poste effectue principalement les tâches suivantes :

  • Préparation, rédaction et révision de lettres, de notes et de divers documents;
  • Gestion des agendas;
  • Planification de visioconférences, de conférences téléphoniques, de rencontres et de déplacements;
  • Communication avec divers intervenants du milieu collégial pour assurer le traitement efficace des dossiers;
  • Traitement des factures et des documents sujets à approbation;
  • Suivis administratifs divers (formation continue obligatoire, vacances, etc.);
  • Révision, mise en page et transmission d’un bulletin d’information juridique;
  • Traitement de fiches de temps;
  • Préparation de factures;
  • Travaux administratifs relatifs au rôle d’arbitrage de griefs (calendrier des audiences);
  • Collaboration à l’élaboration et la mise à jour de différents outils de travail et de différentes procédures;
  • Préparation de présentations à l’aide de différents logiciels (Word, PowerPoint, etc.) et de la documentation requise pour des conférences et des formations;
  • Réception, transfert et suivi des demandes reçues de la part des cégeps, en collaboration avec les adjointes juridiques et la commise-réceptionniste;
  • Assister, au besoin, les techniciennes juridiques et les adjointes juridiques;
  • Tâches connexes.

Qualifications requises

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou diplôme d’études collégiales dans un domaine lié à l’emploi;
  • Au moins deux (2) années d’expérience pertinente;
  • Excellente maîtrise des logiciels suivants de la suite MS Office 2016 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook et MS 365;
  • Aisance dans l’apprentissage et l’utilisation des technologies de l’information;
  • Parfaite maîtrise du français à l’oral comme à l’écrit (vérifié par test);
  • Connaissance du progiciel MAITRE ou d’un autre système de gestion de dossiers, de temps et de facturation (un atout);
  • Connaissance de l’anglais (un atout).

Profil recherché

  • Excellent sens de l’organisation, méthodes de travail efficaces et grande capacité à gérer les priorités et à effectuer plusieurs opérations simultanément;
  • Bon sens de l’initiative, capacité d’adaptation et autonomie;
  • Souci du détail;
  • Sens aiguisé du service à la clientèle;
  • Excellente capacité à travailler en soutien à plusieurs personnes et capacité de communication avec des interlocuteurs variés;
  • Bon esprit d’équipe et aisance dans les relations interpersonnelles;
  • Ponctualité;
  • Intérêt à tenir ses connaissances à jour;
  • Discrétion et confidentialité.

Caractéristiques du poste

  • Lieu de travail : Montréal, avec possibilité de télétravail (mode hybride);
  • Poste régulier;
  • Poste à temps complet (35 heures par semaine);
  • Taux horaire de 24,16 $ à 29,58 $, selon la scolarité et l’expérience;

Entrée en fonction : dès que possible.

Avantages

  • Un programme complet d’avantages sociaux et régime de retraite (RREGOP);
  • Quatre semaines de vacances annuelles après un an;
  • Deux semaines de congés payés durant la période des fêtes;
  • Un horaire d’été;
  • Possibilité d’avoir un horaire de travail flexible;
  • Différents programmes, notamment : perfectionnement, conciliation travail-famille, aide aux employés et remboursement de certains frais associés à des dépenses relatives à l’activité physique et aux soins de santé;
  • Accès facile en transport en commun.

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae, ainsi qu’une lettre expliquant votre intérêt au plus tard le 26 avril 2022, à 17 h, via le portail Emploi cégep.

Les tests et entrevues auront lieu à distance par visioconférence, sur la plateforme ZOOM.

Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature est retenue seront jointes par la Fédération des cégeps.

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