Adjoint.e administratif.ive

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Location: Quebec Montreal CA

Optimum Gestion de Placements inc.
Montréal, QC

L’adjoint (e) administratif (ve) est responsable d’assurer le bon fonctionnement du bureau, qui compte environ 35 employés. Les tâches sont assez variées, de la gestion d’agendas, aux suivis administratifs, au montage des documents pour certains comités exécutifs en plus d’organiser les événements de la filiale avec l’aide des collègues. Le titulaire sera également responsable d’un volet clientèle, comme d’accorder des accès web et de préparer des rapports.

Offrir un support logistique aux gestionnaires et aux employés

  • Organiser et préparer les rencontres des membres de la direction ;
  • Organiser et préparer les dossiers des comités de placements ;
  • Planifier les déplacements des membres de la direction ainsi que des membres de leurs équipes.

Service à la clientèle

  • Préparation des rapports à transmettre périodiquement aux clients ;
  • Gérer les accès à la plateforme ;
  • Offrir un soutien à l’équipe des ventes et relation clients.

Soutien administratif

  • Corriger et faire la mise en page de divers documents (français/anglais) ;
  • Produire et publier les communications internes ;
  • Responsable de l’accueil et de l’intégration des nouveaux employés ;
  • Assurer le suivi des procédures administratives ;
  • Être un point de contact pour les employés.

Événementiel et social

  • Organiser les activités de la filiale et événements spéciaux ;
  • Informer les employés de la tenue d’événements et faire le suivi des présences ;
  • S’assurer du bon déroulement de l’activité ;
  • Faire les achats nécessaires.

Expérience et formation

  • Essentielle : Formation en soutien administratif ou équivalent
  • Importante : Maîtrise de la Suite office, principalement PowerPoint
  • Importante : Maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit
  • Importante : Aisance à apprendre et utiliser des outils informatiques

Qualités et aptitudes

  • Respect de la confidentialité et discrétion
  • Sens de l’organisation et capacité de gérer plusieurs priorités
  • Facilité à communiquer et entregent
  • Sens aigu du service à la clientèle
  • Autonomie, esprit d’équipe et initiative

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