Adjoint.e exécutif.ve

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Location: Quebec Montreal CA

INTERFOR
Montréal, QC

Lorsque vous rejoindrez notre équipe en tant que Adjoint.e exécutif.ve, vous allez offrir le soutien administratif au vice-président principal Opérations Est ainsi qu’au vice-président ventes et marketing en traitant notamment de l’information sensible et hautement confidentielle.

Ce rôle nécessite un haut niveau de professionnalisme, ainsi qu’une rigueur et un sens organisationnel supérieur afin d’offrir des services administratifs et de coordination dans un environnement complexe et changeant, de manière à contribuer à la réalisation des objectifs et au succès de l’organisation.

Ce que vous ferez

  • Assurer la prise en charge des activités de la direction aux plans logistique, bureautique et administratif pour le vice-président principal, Opérations Est et le vice-président, ventes et marketing, en préservant la confidentialité de l’information;
  • Tenir à jour les agendas de la direction en planifiant et en organisant les réunions, conférences, téléconférences et déplacements selon le cas;
  • Planifier, organiser et coordonner les appels, réunions, conférences, plans de voyage, les itinéraires, les événements et la logistique auprès des parties prenantes, selon le cas;
  • Gérer la correspondance générale, répondre aux appels entrants, aux courriels et appliquer les mesures et procédures d’escalade appropriées avec un minimum de supervision;
  • Rédiger des lettres, rapports ou documents et en effectuer l’acheminement et le suivi auprès des personnes concernées, selon la nature des dossiers;
  • Organiser et coordonner tous les aspects des événements de l’entreprise et des fonctions sociales pour l’équipe de direction;
  • Effectuer les rapports de dépenses et assurer le traitement de la facturation et des comptes, conformément aux procédures et politiques en vigueur;
  • Effectuer la préparation des rapports et documentation selon les divers formats bureautiques requis (PowerPoint, Excel, Word, etc.);
  • Accueillir les invités et les clients, répondre directement ou assurer le traitement des demandes de renseignements;
  • Collaborer avec ses homologues de l’équipe administrative pour développer et maintenir des systèmes qui soutiennent le fonctionnement harmonieux, réussi et intégré de la fonction administrative;
  • Maintenir ses connaissances professionnelles et techniques à jour par de la formation continue, des lectures et le réseautage;
  • Veiller à l’intégrité de l’information, du classement et des sauvegardes selon les politiques en vigueur et en préservant le caractère confidentiel de l’information traitée.

Ce que vous offrirez

  • Détenir une formation ou certification de niveau collégial en administration, bureautique ou marketing ou toute combinaison d’études et d’expérience jugée pertinente.
  • Posséder de huit (8) à dix (10) ans d’expérience en tant que professionnel administratif auprès d’équipes de direction ou exécutive.
  • Une expérience pertinente auprès de grandes entreprises publique et/ou dans le secteur des ressources/produits industriels constitue un atout important.
  • Bilinguisme (oral et écrit).
  • Maîtrise des outils de la suite Office 365 (Word, PowerPoint, Excel et Outlook).
  • Diplomatie, discrétion et intégrité éprouvées.
  • Faire preuve d’autonomie, de rigueur professionnelle et de minutie.
  • Fortes aptitudes pour la planification, l’organisation et la gestion des priorités.
  • Excellentes compétences en communication verbale et écrite.
  • Démontrer une attitude positive, de l’agilité et de l’initiative.
  • Esprit d’équipe avec une capacité éprouvée à collaborer efficacement avec des équipes internes et externes.

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