Adjoint(e) – production de documents

Location: Montréal, QC

Systematix Technologies de l’information inc.
Montréal, QC
À plein temps

Systematix est à la recherche d’un Adjoint(e) à la production de documents pour se joindre à son équipe dans ses bureaux du Vieux-Montréal.

Habiletés et expérience :

  • Diplôme reconnu en bureautique ou toute discipline connexe
  • Minimum de cinq années dans un travail d’adjoint(e) en production de documents idéalement dans un bureau de services professionnels
  • Excellente connaissance du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment les logiciels de la suite Microsoft Office : Word, PowerPoint et Excel
  • Habiletés de traduction français-anglais (atout important)
  • Expérience dans une firme de services-conseils (atout important)
  • Avoir été exposé au domaine de l’informatique (atout)

Aptitudes :

  • Souci du détail et de la qualité
  • Rigueur, discipline, méthodique
  • Sens de l’urgence et capacité de travailler sous pression
  • Sens élevé du service à la clientèle
  • Sens de l’éthique
  • Adaptabilité et flexibilité

Responsabilités spécifiques :

1. Appui au recrutement et aux ressources humaines

  • Mise en page des curriculums vitae des candidats dans le format de l’entreprise, pour fin de présentation en réponse à des appels d’offres ou demandes des clients
  • S’assurer de la qualité du français dans les documents et formulaires de l’entreprise
  • Développer et/ou faire la mise en page de documents et formulaires
  • Appuyer les ressources humaines lors de l’embauche de nouveaux employés (trousses d’embauche, cartes d’accès, gestion des clefs, etc.)

2. Offres de services / propositions

  • Procéder à la préparation de la documentation des nouveaux appels d’offres :
    • Création et tenue à jour de répertoires et de dossiers (formats papier et/ou électronique)
    • Envoi de documents d’appels d’offres et addenda au bureau des offres de services et le développeur d’affaires concerné
    • Préparation de formulaires et de documents selon les normes de présentation de chaque client
    • Établissement du Conditionnement (Packaging) de l’offre de services
  • Procéder à la préparation de la documentation des offres de services :
    • Mise en forme des documents (CV, formulaires, grilles, etc.) selon les normes de présentation de chaque client
    •  Préparer les copies (format papier et électronique) et procéder à l’assemblage des offres de services
    • Contribuer à l’assurance qualité des offres de services
    • Assurer et superviser la livraison de l’offre de services lorsque requis

3. Responsabilités générales, cléricales et administratives

  • Effectuer quotidiennement les sauvegardes du système informatique
  • Préparer des bons de commande
  • Annuellement, en collaboration avec les directeurs de comptes effectuer la mise à jour de la base de données clients.

Défis de ce poste :

  • Travail demandant une bonne capacité d’attention et de la précision
  • Production de documents à haut volume
  • Capacité de produire un travail de qualité sous pression et dans des délais restreints
  • Flexibilité et capacité de travailler conjointement avec plusieurs intervenants qui peuvent avoir des méthodes de fonctionnement différentes
  • Interagir avec plusieurs départements de l’entreprise

Conditions de travail :

  • Poste à temps plein
  • Bureaux situés dans le Vieux-Montréal
  • Horaires de travail : 09h00 à 17h30
  • Possibilité d’heures supplémentaires selon les dossiers en cours
  • Rémunération compétitive
  • Avantages sociaux complets

* Seules les candidatures retenues seront contactées. Merci de votre intérêt!

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