Adjoint(e) exécutif(-ive)

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Location: Quebec Montreal CA

Propulsion Québec
Montréal, QC
À plein temps

La mission de Propulsion Québec, la grappe des transports électriques et intelligents, est de mobiliser tous les acteurs de la filière autour de projets concertés ayant pour objectif de faire reconnaître le Québec parmi les leaders du développement et de l’implantation des modes de transport terrestre favorisant les transports intelligents et électriques.

Sommaire de l’emploi

Sous la supervision de la directrice, Administration, l’adjoint exécutif a pour principale mission de soutenir la présidente-directrice générale ainsi que les deux vice-présidentes dans l’organisation de leur temps et de leurs rencontres, en plus d’assumer la gestion du bureau et des tâches cléricales en lien avec la gouvernance de l’organisme.

Responsabilités

Les responsabilités du poste d’adjoint exécutif comprennent les tâches détaillées ci-dessous :

  • Répondre aux demandes de rencontres avec la PDG et assurer la coordination nécessaire à leur tenue ;
  • Planifier les rencontres ou événements de la PDG en veillant à ce qu’elle ait en amont tous les éléments nécessaires à sa préparation : ordre du jour, Q&A, allocution, etc. ;
  • Soutenir les deux vice-présidentes (à leur demande) pour la coordination de rencontres et l’organisation de leur agenda ;
  • Organiser et coordonner les voyages et déplacements professionnels de la PDG et des deux VP (hébergement, avion, réunions, réservation de véhicules, etc.) ;
  • Être garant de la signature de la PDG : signer tous les documents avec l’accord de la PDG : lettres d’appui, correspondance, etc. ;
  • Créer les rapports des comptes de dépenses de la PDG et des deux VP et assurer leur validation selon le processus comptable en place ;
  • Créer les rapports de cartes de crédit de l’organisation et les faire valider par les administrateurs ;
  • Gérer les commandes et les fournisseurs en lien avec la gestion du bureau (ex : conciergerie, clés, fournitures, etc.) ;
  • Gouvernance : préparer et participer aux rencontres du comité exécutif, du conseil d’administration, de l’assemblée générale annuelle, et des différents comités de travail, incluant notamment les invitations, les présentations, les mises à jour des données, la rédaction des procès-verbaux, etc. ;
  • Répondre efficacement aux demandes de renseignements par téléphone (numéro général de l’organisation) et par courrier électronique (adresse générique de l’organisation), en plus de gérer le courriel postal (numérisation des documents pertinents, etc.) ;
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes sollicitées (lorsque le contexte sanitaire le permettra).

Qualifications

  • DEC en administration, ou domaine connexe ;
  • Trois à cinq années d’expérience à titre d’adjoint-e exécutif-ve d’un poste de haute direction ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne connaissance de l’anglais ;
  • Excellente connaissance des outils bureautiques (PowerPoint, Word, Excel, Sharepoint, Acrobat Pro, Outlook) ;
  • Connaissance de Salesforce (un atout).

Compétences liées à l’emploi

  • Capacité à exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
  • Capacité à comprendre les enjeux des rencontres et leur priorité ;
  • Capacité à travailler sous pression dans le contexte d’une organisation en émergence ;
  • Capacité à faire preuve de prévoyance ;
  • Bienveillance, polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’équipe, attitude positive, dynamisme ;
  • Souci du détail.

Conditions

  • Date d’entrée en fonction : Dès que possible ;
  • Statut : poste à temps plein ;
  • Lieu de travail : télétravail avec possibilité de réserver un poste de travail dans le bureau de l’organisation situé dans le Mile-Ex à Montréal (politique de flexitravail en vigueur) ;
  • Avantages : Salaire compétitif, assurances collectives, régime d’épargne retraite collectif ainsi qu’une belle équipe dynamique et engagée!

Dans ce document, le genre masculin est utilisé comme générique, dans le seul but de ne pas alourdir le texte.

Veuillez faire parvenir par courriel, une lettre de présentation et un curriculum vitae dans un seul document (au format PDF), via le formulaire de Secrétaire-inc.

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