Adjoint(e) exécutif(-ive) à la Direction Générale

Location: Montréal, QC

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

No. d’affichage : 19-P-2

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 74 000 membres et 15 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

L’OIIQ recherche un ou une :

Adjoint exécutif, Adjointe exécutive

Direction Générale

(Poste permanent à temps plein)

Rôle :

Relevant de la directrice générale, la personne titulaire de ce poste recevra ses mandats de la Direction générale ainsi que du Bureau du président. Elle veillera à assurer le bon fonctionnement de la Direction générale et du Bureau du président en offrant le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la directrice générale et du président et en effectuant, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil.

Responsabilités :

  • Coordonner et planifier les rencontres à l’agenda.
  • Produire les comptes de dépenses.
  • Traiter les factures.
  • Transmettre les données de rémunération concernant les membres de comités dont elle est responsable.
  • Compléter les feuilles de temps en vue du traitement de la paie.
  • Planifier les budgets annuels et les prévisions triennales et en assurer le suivi.
  • Faire la collecte de sujets et préparer les ordres du jour des comités dont elle est responsable; réunir la documentation et faire les suivis.
  • Prendre les notes lors des réunions de comités dont elle est responsable et rédiger les comptes rendus.
  • Rédiger, mettre en page et mettre à jour des documents et produire des présentations.
  • Créer des tableaux de bord et en faire le suivi.
  • Faire des recherches et fournir des informations.
  • Recevoir et diriger les demandes de renseignements vers les directions concernées.
  • enir à jour les registres de formation continue de la directrice générale.
  • Tenir un classement efficace de dossiers physiques et électroniques.
  • Tenir à jour la correspondance et en effectuer le suivi.
  • Tenir à jour les questions touchant l’accès à l’information et en effectuer le suivi.

Une grande partie du travail consiste à épauler le président et la directrice générale dans leurs activités au sein de l’OIIQ auprès de la population, des intervenants du système professionnel ainsi que des autres parties prenantes. La personne titulaire de ce poste s’assure de créer et de maintenir d’excellentes relations avec tous les intervenants afin de faciliter les rapports professionnels.

La participation de la directrice générale et du président est sollicitée à tous les niveaux, notamment à titre d’administrateurs de la Fondation de l’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec ou au sein d’autres organisations ou comités. Il peut s’agir également de visites organisées par l’OIIQ.

L’adjoint exécutif ou l’adjointe exécutive s’assure des activités suivantes :

  • Répondre à toutes les demandes de présence;
  • Coordonner la rédaction des discours ainsi que la préparation des contenus de présentations;
  • Interagir avec tous les intervenants pour l’organisation de ces visites ou rencontres;
  • Coordonner l’aspect logistique en prévoyant les temps de déplacement, les moyens de transport et l’hébergement;
  • Garder un suivi fidèle des engagements de la directrice générale;
  • Gérer l’agenda de façon vigilante;
  • Respecter les délais de rigueur et autres.

Exigences minimales :

  • DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi.  Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi.
  • Minimum de cinq ans d’expérience idéalement dans un environnement de haute direction.
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel).

Compétences et caractéristiques recherchées :

  • Niveau d’autonomie supérieur et sens de l’organisation développé.
  • Valorise le travail d’équipe.
  • Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier.
  • Souci élevé de la qualité, tact et diplomatie.
  • Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité.
  • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu tout en produisant un travail de qualité.
  • Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction.

Avantages :

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, cinq semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 10 mai 2019 à 17 h.



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