Adjoint.e a la direction

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Location: Quebec Montreal CA

XN Services Financiers (Canada) Inc.
Montréal, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

Sous la responsabilité du Directeur Général, l’Adjointe à la Direction offre un soutien, tant administratif que stratégique à la haute direction. Le candidat idéal est à la recherche d’un défi dans un milieu de travail stimulant. Il est doté d’un grand sens de l’organisation et porte une grande attention au détail et à la qualité de son travail. De plus, il fait preuve de maturité, de leadership et démontre un bel esprit d’équipe.

Responsabilités principales

  • Gérer l’agenda du Directeur Général, notamment la planification de réunions (télé/vidéoconférence ou en personne), la gestion des conflits d’horaires et s’assurer que toute la documentation soit disponible à l’avance ;
  • Coordonner les voyages et rencontres d’affaires du Directeur Général ;
  • Assister aux rencontres clés telles que le Comité exécutif et produire les procès-verbaux ;
  • Gérer, filtrer, classer et répondre aux correspondances courantes du Directeur Général ;
  • Assurer les suivis des dossiers de nature confidentielle et/ou budgétaire ;
  • Préparer l’allocation de dépense des membres du comité exécutif ;
  • Produire, en français et/ou en anglais des lettres, des documents, des présentations, des rapports et des graphiques qui exigent une connaissance approfondie de plusieurs logiciels Microsoft ;
  • Effectuer le classement et l’archivage de dossiers et des courriels et s’assurer que le système soit optimal ;
  • Assurer la gestion de projets spéciaux selon les besoins ;

Critères exigés

  • Diplôme universitaire en bureautique ou en administration des affaires où tout autre diplôme jugé équivalent ;
  • Avoir 5 ans d’expérience pertinente dans un rôle à la haute direction ;
  • Être bilingue, anglais et français, parlé et écrit (parfaite maîtrise de la terminologie, de la syntaxe, de la grammaire et de la ponctuation) ;
  • Posséder d’excellentes habiletés dans les relations interpersonnelles ;
  • Maitriser les principaux logiciels de bureautique (MS 365).

Compétences requises

  • Bonne capacité à travailler dans un environnement avec un minimum de supervision ;
  • Excellentes aptitudes pour apprendre rapidement, travailler avec des écheanchiers sérrés et gerer plusieurs priorités simultanément;
  • Dynamique avec un bon sens de l’initiative ;
  • Minutieuse et discrète dans l’exercice de ses activités ;
  • Fait preuve de flexibilité, de jugement, de maturité, de tact, de discrétion, d’autonomie et d’initiative ;
  • Capacité de synthèse ;
  • Capacité démontrée à anticiper les besoins du président, à penser plus loin, à planifier et à prendre des initiatives ;

Conditions d’emploi

  • Localisation: Mode hybrid [Combinaison de teletravail et presentiel – Centre-Ville, Montréal]
  • Type de Poste:  Permanent – 37,5 heures/semaine [horaire de travail flexible]
  • Remuneration: Commensurable selon l’expérience

Processus de recrutement

  • Faites parvenir votre CV à l’attention de la Directrice des ressources humaines via le formulaire de Secrétaire-inc.
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