Adjointe, adjoint à la haute direction

Location: Montréal, QC

SQDC
Montréal, QC
À plein temps

Adjointe, adjoint à la haute direction

Référence SQDC_09

Durée Permanent, temps plein

Endroit : Montréal

 

Description du poste

Relevant du Président de la société québécoise du cannabis (SQDC), vous serez responsable de supporter le Président et son équipe de direction, notamment le secrétariat général, en assurant le bon fonctionnement des différentes activités administratives.

 

Principales responsabilités:

  • Assurer l’organisation et la coordination de différentes réunions, comités et événements spéciaux: procéder à la convocation des participants, préparer l’ordre du jour, les documents requis et les présentations, assister aux réunions, prendre les notes, dresser et distribuer les procès-verbaux et voir au suivi des dossiers avec les personnes concernées;
  • Effectuer une gestion proactive de l’agenda en priorisant les demandes de rendez-vous, les rencontres et les suivis;
  • Recevoir les téléphoniques;
  • Prendre connaissance du courrier papier et électronique, en faire le tri et assurer les suivis requis;
  • Rédiger et faire la mise en forme des lettres, mémos, tableaux et courriels à partir de notes et de renseignements transmis, en respectant les normes de la langue française;
  • Reproduire des documents selon les normes en vigueur en assurant une mise en page et une présentation optimale dans le respect de la confidentialité;
  • S’assurer de la conformité des documents soumis du Président et la haute direction pour approbation;
  • Faire des recherches afin de répondre aux demandes d’informations et de diriger le client vers la bonne ressource ou dans le but de compléter différents dossiers et de contribuer à des mandats de développement du service;
  • Tenir à jour les dossiers physiques et électroniques de la haute direction;
  • Faire le classement des documents et effectuer le suivi des dossiers en assurant la confidentialité;
  • Participer annuellement à l’élaboration du budget, en faire le suivi périodiquement et justifier les écarts;
  • Effectuer le suivi et le traitement des frais de déplacement, demandes d’achat, demandes de paiement et tout autre formulaire requis, en appliquant les directives en vigueur, en recueillant et vérifiant la cohérence des données et en apportent les corrections si nécessaires;
  • Compiler différentes données pour la production de rapports à des fins statistiques;
  • Accueillir les visiteurs promptement et de façon appropriée à la situation;
  • Effectuer toutes autres tâches administratives sollicitées par la haute direction.

Exigences:

  • Détenir un diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) en secrétariat ou l’équivalent;
  • Posséder un minimum de 7 années d’expérience dans un rôle similaire;
  • Maîtriser les différents logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Maîtriser la langue française parlée et écrite;
  • Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.

Compétences recherchés:

  • Posséder d’excellentes aptitudes pour la communication ainsi qu’une grande capacité de rédaction et de synthèse;
  • Avoir une excellente gestion des priorités et la capacité à mener plusieurs dossiers simultanément;
  • Avoir un bon sens de l’organisation et de la planification;
  • Avoir la capacité de travailler sous pression et de s’adapter aux changements;
  • Faire preuve d’un leadership d’influence, d’autonomie et de courtoisie;
  • Avoir un souci de la confidentialité, de l’image corporative et être discrète.

Expérience et/ou formation en secrétariat juridique;

  • Engagement social.

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