Adjoint(e) administratif(-ive)

Location: Montréal, QC

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Rôle :

Sous la responsabilité de la secrétaire de l’Ordre, la personne titulaire de ce poste assure le bon fonctionnement du Secrétariat en assurant le soutien administratif nécessaire à la gestion de l’emploi du temps de la secrétaire de l’Ordre et en effectuant, de façon autonome, diverses tâches d’administration, de communication, de liaison et d’accueil. Elle doit également traiter maints dossiers complexes dans lesquels interviennent plusieurs partenaires universitaires, institutionnels, gouvernementaux et communautaires. Elle communique couramment dans les deux langues officielles avec des personnes de divers niveaux et de différentes cultures organisationnelles. Elle assure l’interface entre le Secrétariat et les directions.

Responsabilités :

Correspondance, ententes et gestion documentaire

  • Transmettre aux diverses directions les suivis de correspondance du Secrétariat, dont les demandes de révision, et en assurer un suivi dans les délais requis;
  • Analyser et coordonner, avec l’analyste en intelligence d’affaires, les demandes de listes nominatives et en effectuer le suivi;
  • Recevoir, filtrer, acheminer, traiter et classer les courriels et le courrier quotidiennement, non seulement ceux de la secrétaire, mais également ceux du Secrétariat;
  • Recevoir, gérer et diriger, avec tact et habileté, les appels et les plaintes adressées au Secrétariat;
  • Préparer et coordonner le suivi avec La Capitale pour l’assurance responsabilité professionnelle et autres au besoin;
  • Assurer la gestion documentaire des dossiers en coordination avec le Service, Gestion documentaire et archives, si nécessaire.

Agenda

  • Gérer l’agenda et organiser les réunions à l’interne (repas, salles, conférences téléphoniques);
  • Préparer les documents pertinents pour les réunions;
  • Organiser les déplacements;
  • Assurer l’interface et la transmission de l’information entre la secrétaire et le Conseil canadien des organismes de réglementation de la profession infirmière (CCORPI/CCRNR) et le National Council of State Boards of Nursing (NCSBN) en prévision des réunions.

Budget

  • Préparer et réviser le budget annuel et triennal, y compris plusieurs événements (journée biennale, Congrès, AGA) et comités;
  • Préparer les comptes de dépenses et les engagements budgétaires;
  • Valider les demandes de remboursement des dépenses des membres des divers comités;
  • Approuver les feuilles de temps du personnel du Secrétariat;
  • Coordonner certains aspects logistiques quant à la participation du personnel de l’OIIQ et du Comité jeunesse au Congrès annuel du SIDIIEF.

Fondation de l’OIIQ

  • Préparer l’ordre du jour des réunions pour le CA de la Fondation, prendre les notes, rédiger le procès-verbal et en assurer les suivis;
  • S’assurer du bon déroulement des rencontres sur le plan de la logistique (repas, salles, audiovisuel).

Documents et outils de travail

  • Tenir à jour les différents registres des demandes (ex. : accès à l’information);
  • Saisir, mettre en page et réviser les documents et lettres de présentation;
  • Rédiger, à l’occasion, des projets de lettre;
  • Créer des outils de travail permettant une gestion optimale du temps;
  • S’assurer du respect de la confidentialité des dossiers;
  • Accomplir toute autre tâche à la demande de la secrétaire.

Exigences minimales : 

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou techniques de bureau et un certificat universitaire dans une discipline pertinente à la fonction. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinente à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins sept ans en secrétariat. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé;
  • Expérience auprès de la haute direction sera considérée comme un atout;
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais);
  • Excellente habileté rédactionnelle et connaissance de l’orthographe et de la grammaire;
  • Maîtrise de la suite Office : Word, Excel, Outlook et PowerPoint dans un environnement Windows;
  • Connaissance du système de santé québécois sera considérée comme un atout.

Compétences et caractéristiques recherchées :

  • Capacité élevée d’établir des priorités;
  • Niveau d’autonomie supérieur;
  • Capacité à s’adapter au changement;
  • Grand sens de l’organisation;
  • Souci de la qualité et du service à la clientèle;
  • Excellente habileté interpersonnelle;
  • Aptitude pour le travail d’équipe et la collaboration avec les directions;
  • Discrétion;
  • Capacité à travailler sous pression.

Avantages :

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : des assurances collectives complètes dès le premier jour, un régime de retraite à prestations déterminées, cinq semaines de vacances, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature :

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation à carrieres@oiiq.org au plus tard le 19 Juin 2019 à 17 h.



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