Adjoint(e) administratif(tive)

Location: Montréal, QC

Téléfilm Canada
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Votre rôle

Sous la supervision des directeurs, des deux secteurs – Affaires publiques et gouvernementales et Services juridiques et accès à l’information, le/la titulaire, assume les activités de soutien administratif, logistique et de secrétariat des deux services:

  • assure la bonne marche des services de façon à ce que tous les gestionnaires aient un accès rapide et précis aux informations et ressources dont ils ont besoin;
  • gère les agendas des deux directeurs, organise les réunions, les déplacements, les rendez-vous;
  • filtre les appels téléphoniques avant de les transmettre, entretient des relations harmonieuses avec les interlocuteurs internes et externes et au besoin, donne des renseignements généraux;
  • envoie les avis prévus par le règlement, prépare l’ordre du jour des réunions et transcrit les notes pour la rédaction des procès-verbaux du conseil d’administration et des sous-comités;
  • tiens à jour les livres de procès-verbaux du conseil d’administration et de ses comités;
  • prépare l’ordre du jour des réunions, effectue la prise de notes et la rédaction des procès-verbaux des comités et les comptes rendus des autres réunions;
  • accomplit sur délégation les tâches administratives qui peuvent alléger la tâche des gestionnaires, effectue le suivi du budget administratif des services, assure le suivi des dossiers et des projets;
  • est responsable de toutes tâches de coordination administratives pour ces services : suivi et mise à jour des systèmes de classement, des bases de données, fournitures de bureau; préparation des comptes de dépenses, des demandes de chèques et autres tâches connexes;
  • présente une image professionnelle et positive du bureau, du personnel et de Téléfilm Canada.

Autres compétences et exigences

  • Études secondaires ou diplôme professionnel en secrétariat;
  • seuls les candidats ayant un minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste d’adjoint.e administratif.tive ou de secrétariat seront considérés;
  • maîtrise de la suite Office de Microsoft notamment Outlook, Word, Excel, Power Point;
  • bon jugement dans l’établissement des priorités, un bon sens de l’organisation efficace du travail et méthodologie pour effectuer des suivis;
  • capacité d’adaptation face à des situations variées;
  • entregent, tact, diplomatie, discrétion et discernement;
  • habilités de communication développées, tant à l’oral qu’à l’écrit, dans les deux langues officielles, niveau CBC.



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