Adjoint(e) administratif(ve)

Location: Montréal, QC

Financière Sun Life
Montréal, QC
À plein temps
  • J 10, AM
  • Prend fin le : 22 Oct. 2018

    Le titulaire du poste a la responsabilité d’offrir du soutien administratif efficace et de grande qualité au vice-président adjoint, Marketing et communications, Québec. Il offre également au besoin du soutien aux équipes du marketing et de communications. La personne retenue manifestera de l’assurance et de l’ingéniosité; elle aura un esprit créatif de même qu’un sens aigu de l’organisation et de la gestion du temps; et elle sera en mesure de gérer des responsabilités variées. Le poste exige de travailler sous pression et de répondre à de nombreuses exigences. De plus, le titulaire doit attacher une importance primordiale à la confidentialité et faire preuve d’un haut niveau de discernement.

    Principales responsabilités

    • Filtrer les appels, déterminer ce dont il est question, cerner les priorités et répondre de la manière qui convient.
    • Surveiller les courriels et le courrier entrant – signaler les questions qui exigent l’attention immédiate du vice-président adjoint.
    • Organiser et coordonner les rendez-vous et les réunions et gérer les exigences conflictuelles et les changements d’horaire.
    • Gérer les dépenses pour le vice-président adjoint.
    • Gérer le budget de l’équipe, notamment le paiement des factures, le traitement des bons de commande, le suivi et le rapprochement budgétaires, tout en faisant appel à un éventail d’outils et de bases de données.
    • Servir d’intermédiaire auprès des dirigeants, des employés ainsi que des personnes-ressources de l’extérieur en représentant le vice-président adjoint.
    • Prendre les arrangements concernant les avis de visiteurs et accueillir les visiteurs.
    • Composer des réponses pour certaines correspondances pour le compte du vice-président adjoint.
    • Coordonner les déplacements professionnels.
    • Créer des présentations PowerPoint et des feuilles de calcul Excel.
    • Assurer la gestion administrative du service en commandant des fournitures, en veillant à l’entretien de l’imprimante et en s’occupant de la réception.
    • Faire office de responsable de la gestion de documents pour l’équipe.

     

    Soutien du marketing et des communications

    • Fournir de l’assistance aux trois directeurs pour l’organisation des déplacements professionnels, les relevés de frais, l’accueil des nouveaux employés, etc.
    • Fournir de l’assistance pour la planification de réunions, d’événements et de conférences (internes et externes).
    • Fournir de l’assistance pour la logistique (recherche et réservations) des événements, notamment les lieux, les repas, l’hébergement, l’équipement, le transport et la documentation.
    • Soutenir divers projets en fournissant de l’assistance pour l’élaboration de présentations PowerPoint, de feuilles de calcul Excel et de documents Word.
    • Soutenir l’équipe responsable du marketing de contenu et l’équipe responsable des relations publiques en coordonnant la production de divers éléments de contenu (articles, communiqués de presse, vidéos, etc.).

    Compétences

    • Expérience en tant qu’adjointe administrative ou adjoint administratif de direction
    • Excellentes aptitudes pour la communication
    • Excellent sens de l’organisation et capacité de gérer des priorités concurrentes
    • Capacité d’anticiper les besoins et d’y répondre
    • Capacité de travailler efficacement avec peu ou pas de supervision et avec un minimum de directives, tout en étant fréquemment interrompu
    • Capacité de prendre des décisions proactives et efficaces
    • Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles
    • Attitude positive et calme en tout temps
    • Importance primordiale accordée à la confidentialité
    • Aptitudes pour la gestion du temps; capacité de gérer l’évolution des priorités
    • Connaissance des principes directeurs et des pratiques en vigueur dans le secteur
    • Expérience avec Excel et Oracle
    • Capacité de passer en revue, de modifier et de créer des présentations PowerPoint de haut niveau
    • Capacité de représenter la Financière Sun Life de manière professionnelle, à l’interne comme à l’externe
    • Parfaite maîtrise du français et de l’anglais

    Depuis toujours, la diversité et l’intégration sont au cœur des valeurs de la Financière Sun Life. Nous croyons qu’un effectif diversifié, ayant des points de vue variés et des idées créatives, est avantageux pour nos clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités, ainsi que pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.

    Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d’adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d’emploi sur un support de substitution peuvent envoyer leur demande en cliquant sur postuler.

    Nous remercions tous les candidats de l’intérêt manifesté pour ce poste. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes qui auront été retenues pour passer une entrevue.

    Étiqueté sous : jr00010574

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