Adjoint.e administratif.ive à l’admission, la direction générale et à la présidence

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif à la direction générale et à la présidence en réalisant les activités suivantes :

• Gérer les agendas (prise de rendez-vous, coordination et réservation de déplacements);
• Rédiger de la correspondance, des rapports, des formulaires, des procédures, des projets de règlements et tout autre document;
• Superviser le processus d’admission des candidats à la profession et des membres au Tableau de l’Ordre;
• Gérer la facturation liée aux demandes d’admission des candidats
• Préparer les dossiers des candidats pour soumission au comité concerné
• Préparer et délivrer les permis d’exercice
• Répondre aux demandes d’information des candidats à la profession, des membres ou du public
• Tenir à jour la base de données reliée aux activités de l’Ordre et contribuer à la mise à jour du logiciel gérant cette base et préparer les rapports nécessaires au maintien de celle-ci
• Collaborer au processus d’élection des administrateurs
• Préparer les procès-verbaux de certains comités
• Assurer la gestion documentaire des dossiers selon les règles en vigueur
• Toute autre tâche connexe

Compétences

• Formation en bureautique, administration ou domaines connexes (DEP ou DEC)
• Expérience de cinq (5) ans de travail
• Excellente maîtrise des outils informatiques couramment utilisés (suite Office, Adobe, Sharepoint);
• Expérience avec l’utilisation d’un CRM ou d’une base de données (Connexence) : un atout.
• Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
• Connaissance spécifique du système professionnel : un atout;
• Expérience dans un organisme sans but lucratif d’envergure provincial : un atout.

Aptitudes

• Grande autonomie et débrouillardise
• Excellent sens de l’organisation
• Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
• Excellente gestion des priorités
• Sens de l’initiative
• Excellente gestion du service à la clientèle
• Sens aiguisé de la confidentialité

Conditions de travail et avantages sociaux

• Salaire : Entre 42 000$ et 47 000$
• Poste à temps complet (35 h/semaine) (sujet à une période de probation).
• Avantages sociaux : contribution à un REER, assurances collectives
• Siège social au centre-ville de Montréal **Possibilité de faire du télétravail**
• 3 semaines de vacances annuelles
• 2 semaines de congé payés pendant la période des Fêtes
• 5 jours de maladie payés

Faire parvenir vos CV via le formulaire de Secrétaire-inc.