Adjoint.e administratif.ive à l’admission, la direction générale et à la présidence

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Location: Quebec Montreal CA

Ordre des technologues en prothèses et appareils dentaires du Québec
Montréal, QC

La personne titulaire du poste assure un soutien administratif à la direction générale et à la présidence en réalisant les activités suivantes :

  • Gérer les agendas (prise de rendez-vous, coordination et réservation de déplacements);
  • Rédiger de la correspondance, des rapports, des formulaires, des procédures, des projets de règlements et tout autre document;
  • Superviser le processus d’admission des candidats à la profession et des membres au Tableau de l’Ordre;
  • Gérer la facturation liée aux demandes d’admission des candidats
  • Préparer les dossiers des candidats pour soumission au comité concerné
  • Préparer et délivrer les permis d’exercice
  • Répondre aux demandes d’information des candidats à la profession, des membres ou du public
  • Tenir à jour la base de données reliée aux activités de l’Ordre et contribuer à la mise à jour du logiciel gérant cette base et préparer les rapports nécessaires au maintien de celle-ci
  • Collaborer au processus d’élection des administrateurs
  • Préparer les procès-verbaux de certains comités
  • Assurer la gestion documentaire des dossiers selon les règles en vigueur
  • Toute autre tâche connexe

Compétences

  • Formation en bureautique, administration ou domaines connexes (DEP ou DEC)
  • Expérience de cinq (5) ans de travail
  • Excellente maîtrise des outils informatiques couramment utilisés (suite Office, Adobe, Sharepoint);
  • Expérience avec l’utilisation d’un CRM ou d’une base de données (Connexence) : un atout.
  • Excellente maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit.
  • Connaissance spécifique du système professionnel : un atout;
  • Expérience dans un organisme sans but lucratif d’envergure provincial : un atout.

Aptitudes

  • Grande autonomie et débrouillardise
  • Excellent sens de l’organisation
  • Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois
  • Excellente gestion des priorités
  • Sens de l’initiative
  • Excellente gestion du service à la clientèle
  • Sens aiguisé de la confidentialité

Conditions de travail et avantages sociaux

  • Salaire : Entre 42 000$ et 47 000$
  • Poste à temps complet (35 h/semaine) (sujet à une période de probation).
  • Avantages sociaux : contribution à un REER, assurances collectives
  • Siège social au centre-ville de Montréal **Possibilité de faire du télétravail**
  • 3 semaines de vacances annuelles
  • 2 semaines de congé payés pendant la période des Fêtes
  • 5 jours de maladie payés

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