Adjoint(e) administratif(-ive)

Location: Montréal, QC

Autorité des marchés financiers
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Sous l’autorité du directeur général du contrôle des marchés, le titulaire de l’emploi assiste et soutient son supérieur immédiat de même que l’adjoint exécutif ou adjointe exécutive en réalisant des activités de planification, de coordination et de suivi des opérations des activités administratives. Il effectue diverses tâches de soutien technique propres à l’audit permettant d’optimiser la gestion des travaux de l’équipe.

Le titulaire doit offrir un soutien au président-directeur général et à la vice-présidente des services administratifs lors des absences de leurs adjointes administratives.

Au besoin, et sur demande, il doit accomplir toute tâche connexe requise par son supérieur.

Principales responsabilités

  • Gérer les courriels, la correspondance, les appels téléphoniques et l’agenda;
  • Agir en tant que personne-ressource auprès de l’adjointe du président et des adjointes du comité de direction;
  • Planifier et organiser des rencontres et des événements en prenant en charge le volet logistique;
  • Préparer l’ordre du jour et les comptes rendus des réunions, et assurer la production de documents découlant des rencontres (Excel, PowerPoint et Word);
  • Assurer la gestion administrative des projets en cours, la production de documents et la coordination d’activités au sein de l’équipe;
  • Gérer les redditions de compte trimestrielles et assurer un soutien dans le processus budgétaire;
  • Effectuer des demandes de fournitures, des demandes de service ainsi que le suivi du paiement des factures;
  • Effectuer le suivi des feuilles de temps;
  • Analyser les dossiers et les documents en fonction des urgences; distribuer et exercer un suivi sur le cheminement et les échéances; effectuer les rappels nécessaires;
  • Régler un grand nombre de détails administratifs significatifs;
  • Suivre les échéanciers des suivis de recommandations; constituer les documents utiles à son travail; communiquer avec les secteurs concernés, au besoin, si la documentation est incomplète.

Exigences du poste

  • La personne doit détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou l’équivalent;

ET

  • Posséder six années d’expérience pertinente en secrétariat de haute direction;
  • Avoir de très bonnes connaissances de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de communication tels que les téléconférences;
  • Avoir une excellente connaissance des techniques de bureautique;
  • Détenir des habiletés et de la polyvalence dans l’utilisation des différentes technologies de l’information;
  • Avoir une excellente maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Démontrer des compétences en organisation du travail et en gestion des priorités;

Habiletés professionnelles

  • Avoir de l’initiative;
  • Faire preuve de tact et de diplomatie;
  • Démontrer beaucoup de discrétion et de jugement;
  • Établir des relations efficaces à tous les niveaux hiérarchiques;
  • Travailler dans un esprit de collaboration au sein de l’équipe et avec les autres secteurs de l’Autorité;
  • Respecter des délais serrés et être capable de travailler efficacement sous pression et de façon autonome.



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