Adjointe administrative

La personne titulaire de ce poste assiste la direction générale et d’autres services en effectuant diverses tâches administratives. Elle participe au volet administratif de certains comités de la Corporation et prend en charge les projets spécifiques qui pourraient lui être confiés.

1. Effectuer le support administratif
− Rédiger, corriger, saisir et mettre en page la correspondance et divers documents.
− Tenir à jour l’agenda de la  direction générale et faire les suivis appropriés.
− Recevoir les appels téléphoniques adressés à la direction générale, les filtrer et les acheminer.
− Traiter le courrier et la correspondance.
− Élaborer et tenir à jour une classification des documents produits, transmis et reçus à la direction générale.
− Assister aux rencontres de certains comités, prendre les notes de rencontre, rédiger les projets de procès-verbaux et de comptes rendus ainsi que  tenir à jour les recueils de ces rencontres.
− Effectuer les tâches administratives reliées à l’organisation de rencontres ou d’événements, dont notamment faire la convocation des personnes concernées, leur transmettre les documents pertinents, réserver les salles et l’équipement nécessaire.
− Tenir à jour la liste des contacts de la direction générale dont notamment ceux des associations et organismes.
− Appliquer les procédures et proposer des améliorations aux méthodes de travail existantes.

2. Prendre en charge des projets spécifiques
− Sur demande, assumer la responsabilité de projets qui lui sont délégués par la direction générale en fonction de son expertise ou de ses capacités.
− Au besoin, coordonner la participation d’autres services à la réalisation des projets.

3. Autres
− À la demande du directeur général, collaborer avec l’équipe et apporter son aide aux autres employés lorsque nécessaire.
− Assurer occasionnellement le remplacement de la réceptionniste.
− Exécuter toute autre tâche pouvant lui être confiée par le directeur général ou le directeur général adjoint.

Formation
− Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou diplôme d’études collégiales en bureautique.

Expérience préalable requise
− 5 ans d’expérience dans un poste similaire.

Connaissances spécifiques
− Bonne connaissance de l’informatique en général
− Maîtrise de l’environnement Windows et des logiciels de la suite Office (notamment Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
− Maîtrise du français écrit et parlé
− Anglais fonctionnel (parlé et écrit)

Habiletés spécifiques
− Habiletés rédactionnelles
− Capacité de travailler en équipe
− Facilité de communication et sens politique
− Polyvalence

Aptitudes et caractéristiques personnelles
− Capacité à organiser le travail et à gérer les priorités
− Discrétion
− Rigueur
− Rapidité d’exécution et d’apprentissage
− Approche orientée vers la clientèle
− Tact et diplomatie
− Initiative
− Autonomie
− Flexibilité et capacité d’adaptation

Nos avantages

La CMMTQ offre un milieu de travail stimulant, des conditions de travail compétitives, dont un horaire de travail basé sur 35 h par semaine, un programme d’avantages sociaux complet incluant un REER collectif, un plan de développement professionnel et des congés rémunérés. Nos bureaux sont facilement accessibles par transport en commun et un stationnement est disponible sans frais pour les employés.