Adjoint(e) administratif(-ive) à la direction générale

Ordre des audioprothésistes du Québec https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/08/cdcac6456e272a92d260fdb42956516b_.jpeg

Location: Quebec Montreal CA

Ordre des audioprothésistes du Québec
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Poste : Adjointe administrative à la direction générale

Statut : Permanent (35 heures/semaine)

Lieu : 1001, rue Sherbrooke Est, bureau 820, Montréal (Québec) H2L 1L3 – en télétravail en période de pandémie et hybride post-pandémie

Horaire : Lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Date de début : Immédiat

L’Ordre des audioprothésistes du Québec est un ordre professionnel formé en vertu du Code des professions. Il a pour mission d’assurer la protection du public en veillant à la qualité de l’exercice de la profession des audioprothésistes au Québec. À cette fin, l’Ordre surveille activement l’exercice de la profession et s’assure de la compétence de ses membres.

L’Ordre des audioprothésistes du Québec a créé un nouveau poste d’adjointe administrative à la direction générale afin de compléter son équipe dynamique, passionnée et harmonieuse.

Description du poste /  fonctions

Sous l’autorité de la direction générale, la personne titulaire du poste réalise différentes tâches administratives, logistiques et cléricales essentielles au fonctionnement optimal de l’Ordre.

Support à la direction générale

  • Participe aux réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale annuelle ;
  • Assure le secrétariat pour la direction générale, la présidence et différents comités: conseil d’administration, comité d’audit, comité de gouvernance, comité des ressources humaines (ex. : convocation, procès-verbaux, rapports, mise en forme et correction de documents) ;
  • Collabore à la réalisation des mandats et des projets spéciaux ;
  • Soutient la directrice générale dans la préparation et la distribution du rapport annuel, de l’organisation de l’assemblée générale annuelle et dans la gestion du processus d’élection des membres du conseil d’administration ;
  • Gère la correspondance, les agendas et les autres tâches cléricales de la direction générale ;
  • Met à jour les documents en lien avec le CA de l’Ordre et ses comités ;
  • Est responsable du Tableau de l’Ordre, de la cotisation annuelle et du processus de radiation.

Comptabilité

  • Prépare les bordereaux et effectue les dépôts bancaires ;
  • Réceptionne et effectue les suivis des factures et des comptes de dépenses ;
  • S’assure de faire approuver les factures, autoriser les paiements, signer les chèques et autoriser les virements bancaires ;
  • Effectue les paiements et les remboursements ;
  • Effectue un suivi de la facturation et met à jour des factures et des paiements au logiciel comptable (Sage50) ;
  • Effectue les dépôts et la fermeture de dépôts à la base de données (système Moneris) ;
  • Est en appui à la technicienne comptable pour les comptes de dépenses dans le système de paie, pour la conciliation bancaire, les comptes clients/fournisseurs, paiements, encaissements, etc. ;
  • Envoie au gouvernement le rapport de TPS et TVQ ;
  • Est responsable de l’inventaire et des commandes de fourniture de bureau.

Divers

  • Assure l’accueil des visiteurs se présentant à l’Ordre au besoin ;
  • Gère le classement des documents et la mise à jour des dossiers ;
  • Participe à la rédaction et la mise à jour des politiques et procédures de l’Ordre ;
  • Réalise toute autre tâche connexe à la demande de la direction générale et nécessaire au bon fonctionnement de l’Ordre.

Formation et compétences

  • Détient un DEC ou AEC en administration ou DEP en secrétariat ou l’équivalent ;
  • Expérience minimum de 3 ans dans des domaines similaires ;
  • Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit ;
  • Aisance avec les programmes informatiques et maîtrise les logiciels de la Suite Office ;
  • Maitrise du logiciel Simple comptable-sage (un atout).

Aptitudes et habiletés

  • Est une personne organisée, minutieuse et rigoureuse ;
  • Est également assidue, fait preuve d’autonomie, d’initiative et sait gérer les priorités ;
  • Habiletés de relations interpersonnelles et aptitudes au travail d’équipe ;
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs dossiers en parallèle ;
  • Expérience spécifique dans la gestion de bases de données ;
  • Connaissance du système professionnel québécois ou du milieu associatif dans le domaine de la «santé», (un atout).

Conditions de travail

  • Salaire : entre 45 000$ et 55 000$ selon la formation et l’expérience ;
  • Quatre (4) semaines de vacances/année ;
  • REER : quatre (4) % du salaire annuel ;
  • Assurances santé après trois (3) mois d’emploi.

Les candidats et candidates doivent faire parvenir leur curriculum vitae, accompagné d’une lettre de présentation, au plus tard le 6 septembre 2021 via le formulaire de Secrétaire-inc.

N.B. : Seules les personnes convoquées en entrevue seront contactées par l’organisation.

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