Adjoint(e) administratif(-ive)/juridique

Location: Montréal, QC

Productions J inc.
Montréal, QC
À plein temps

Productions J est à la recherche d’un/d’une adjoint(e) juridique/administrative pour du soutien avec plusieurs mandats légaux, pour assister les dirigeants de l’entreprise et pour gérer l’organisation des documents de l’entreprise.

Nous cherchons une personne très organisée et aguerrie en classement de documents juridiques, une personne polyvalente qui pourra s’occuper de seconder les directeurs des différents départements et même participer à certains dossiers de productions médiatiques. Productions J est une compagnie en constante évolution, donc le ou la candidat(e) idéal(e) doit être doté d’une bonne capacité d’adaptation.

Activités principales :

  • Anticipation et prévention des besoins des personnes : rappel des échéanciers et des procédures administratives et transmission de l’information.
  • Mettre en place et veiller à l’entretien d’un système de rappels (tâches, mesures à prendre, suivi).
  • Fixer les rendez-vous et les dates des réunions et des conférences de l’employeur
  • Recevoir et traiter les demandes à caractère courant ou les acheminer à la personne appropriée, s’il y a lieu.
  • Coordonner l’échange de documents entre les services internes et externes de l’entreprise.
  • Conserver un système d’enregistrement de cas mis à jour
  • Faire des recherches juridiques, rassembler des pièces.
  • Mettre en œuvre des procédures de gestion des documents légaux
  • Classer les dossiers, tenir à jour la documentation.
  • Exécuter d’autres tâches générales de bureau, notamment préparer les relevés financiers, rapport de dépenses et autres.
  • Soutien au personnel administratif
  • Faire preuve de discrétion et assurer la protection des renseignements et des dossiers confidentiels.
  • Organisation des espaces de travail au bureau; coordonner la disponibilité des salles de conférence.
  • Support à certains dossiers de ressources humaines (suivi des vacances, etc.)

Compétences requises :

  • Expérience confirmée en tant qu’adjointe juridique ou administrative
  • Bonnes notions des techniques de communication orale et écrite.
  • Connaissance de la constitution, de la terminologie juridique, des règlements et du système judiciaire
  • Excellentes compétences en gestion du temps
  • Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
  • Capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et d’être à l’aise de traiter avec un groupe diversifié de personnes
  • Capacité à gérer et/ou créer un système de classification.
  • Bonnes connaissances des logiciels bureautiques de base et d’Internet
  • Capacité à rédiger et à mettre en page correctement un document électronique.
  • Sens de l’autonomie et de l’initiative.

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