Adjoint(e) administratif(ve)/réceptionniste

Location: Montréal, QC

Fondation Marcelle et Jean Coutu
Montréal, QC
À plein temps

Donnez un sens à votre carrière. 

Réalisez votre plein potentiel. 

Soyez à l’origine du premier contact auprès des visiteurs et des intervenants en agissant à titre d’ambassadrice/ambassadeur de la Fondation Marcelle et Jean Coutu. Occupant un rôle aux multiples tâches et responsabilités, vous aurez l’occasion de mettre à profit vos compétences au sein d’une équipe professionnelle où votre talent prend tout son sens.

La Fondation Marcelle et Jean Coutu est à la recherche d’une nouvelle collaboratrice/un nouveau collaborateur pour joindre son équipe à titre d’adjoint(e) administratif (ve)/réceptionniste pour son bureau situé à Montréal (Mile-End/Plateau Mont-Royal).

La Fondation Marcelle et Jean Coutu en quelques mots.    

La Fondation Marcelle et Jean Coutu s’engage dans le financement de projets d’aide et de développement ici et à l’étranger. Au pays, elle accorde notamment un appui financier à des organismes comme Moisson Montréal, Jeunesse au Soleil, Les Petits Frères, Mira, etc. À l’étranger, la Fondation œuvre à la satisfaction de besoins fondamentaux de pays en développement.

Notre équipe passionnée contribue à la réalisation de projets signifiants pour le bien-être des diverses communautés.

Pourquoi choisir de joindre l’équipe de la Fondation Marcelle et Jean Coutu ?  
De multiples avantages qui font toute la différence.

  • Occupez un rôle aux responsabilités variées
  • Une occasion concrète de mettre à profit vos connaissances, vos compétences et tout votre potentiel
  • Un bel environnement de travail où se cultivent les valeurs de collaboration, de professionnalisme et de respect
  • Selon votre préférence, la possibilité de bénéficier d’un horaire de travail de quatre (4) ou cinq (5) jours par semaine
  • Un milieu de travail facilement accessible en transport en commun et près des commerces et des restaurants
  • Bénéficiez d’une rémunération globale concurrentielle
  • Et bien plus encore ! Il suffit de rencontrer notre équipe pour le constater !

Un rôle aux multiples responsabilités.

Sous la responsabilité de la présidente, vous assurez un premier contact professionnel et accueillant auprès des visiteurs et des intervenants. Par votre polyvalence, vous soutiendrez l’équipe dans la réalisation de tâches administratives variées.

Soutien administratif

  • Offrir un soutien administratif à l’ensemble des membres de l’équipe, selon les besoins de la Fondation.
  • Gérer l’agenda de la présidente de la Fondation.
  • Réviser, rédiger et mettre en page des documents à partir des modèles de la Fondation : lettres, rapports, courriels, étiquettes.
  • Coordonner le projet de numérisation des documents et des archives.
  • Veiller à la mise à jour du nouveau site Web (exactitude du contenu).
  • Contribuer à la planification et l’organisation du souper de Noël annuel de la Fondation.
  • Veiller à la mise à jour de fichiers et de listes diverses.
  • Faire le montage ou la préparation de documents. Acheminer de la documentation aux intervenants externes.
  • Classer les documents selon les procédures établies. Effectuer des photocopies et l’archivage des dossiers.
  • Compiler les rapports de dépenses (données de déplacement/voyages professionnels).
  • Procéder à des réservations pour les membres du personnel (vols, hôtels, restaurants, etc.).

Réception, accueil des visiteurs et activités diverses

  • Accueillir avec courtoisie les visiteurs qui se présentent à nos bureaux.
  • Recevoir et traiter les appels entrants et les messages vocaux.
  • Voir à la préparation des salles de réunion et des boissons.
  • Coordonner, affranchir, trier et expédier la correspondance et les colis.
  • Agir à titre de personne-ressource auprès des fournisseurs externes (entretien ménager, responsable de l’immeuble, déménagement, etc.).
  • Tenir l’inventaire des fournitures de bureau et procéder aux commandes des produits manquants.
  • Veiller au bon fonctionnement des équipements de bureau (photocopieur, machine à affranchir).
  • Accomplir toutes autres tâches et responsabilités connexes à son rôle.

Le profil recherché. 

Vos qualifications :

  • Titulaire d’un diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou attestation d’études collégiales (AEC) en administration/bureau, un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique ou tout autre diplôme pertinent
  • Expérience minimale de trois à cinq (3 à 5) ans dans un rôle similaire (soutien administratif, service à la clientèle, réception)
  • Excellente maîtrise de la langue française (orale et écrite [grammaire, rédaction]). Bonne connaissance de la langue anglaise (orale et écrite)
  • Très bonne maîtrise des outils de la suite Office (Word, Excel, Outlook), maîtrise de l’environnement MAC
  • Maîtrise de WordPress et du HTML (un atout)
  • Aisance avec l’usage d’un système de téléphonie et maîtrise des outils de bureautique
  • Connaissance de base en comptabilité (un atout)

Vos compétences et aptitudes :

  • Sens aiguisé du service à la clientèle
  • Professionnalisme, haut sens des responsabilités, ponctualité et assiduité
  • Sens de l’organisation grandement développé et très bonne gestion des priorités
  • Autonomie, débrouillardise et polyvalence
  • Rigueur, minutie, jugement et attention aux détails
  • Agilité, flexibilité et capacité d’adaptation
  • Excellentes relations interpersonnelles, entregent et esprit de collaboration
  • Intérêt marqué pour l’amélioration des méthodes de travail
  • Grande discrétion, respect de la confidentialité et éthique professionnelle

Ce défi vous intéresse ?

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