Adjoint(e) aux enquêtes (Remplacement de congé de maternité)

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Location: Quebec Montreal CA

Ordre des dentistes du Québec
Montréal, QC
À plein temps

Sous l’autorité de l’avocate, le titulaire du poste exerce de façon principale les fonctions suivantes:

  • Recevoir les demandes d’enquête.
  • Communiquer au besoin avec les demandeurs d’enquête pour la constitution des dossiers d’enquête.
  • Procéder à l’ouverture des dossiers d’enquête assignés et voir à la saisie informatique des renseignements.
  • Veiller au respect des délais accordés et effectuer le suivi des demandes de renseignements et de documents fait par le Syndic et les syndics adjoints.
  • Assurer la gestion de tous les documents relatifs aux dossiers d’enquête (accusés réception, numérisation de documents et de radiographies, gravure de CD, mise en page, classement, reproduction, transmission de lettres et autres documents, notamment par un lien OneDrive ou autre support technologique, etc., notamment ceux associés aux mandats confiés à un expert par un syndic).
  • Effectuer des recherches sur le Web quant aux sites des dentistes. Transférer le contenu en enregistrant des vidéos, en procédant aux captures d’écran et en faisant la mise en page.
  • Assurer la gestion des rapports de progrès d’enquêtes aux demandeurs d’enquête (lettres de 60/90 jours) jusqu’à la conclusion de celles-ci.
  • Coordonner les rencontres et entrevues avec tout intervenant dans le cadre des enquêtes.
  • Procéder à la fermeture des dossiers d’enquête assignés.
  • Retourner tous les documents originaux aux dentistes lorsque le dossier disciplinaire est fermé.
  • Fournir le soutien administratif et de secrétariat au syndic et syndics adjoints.
  • Faire l’ouverture et la gestion des dossiers « incidents ».
  • Faire la préparation des dossiers communiqués à la Direction des services professionnels ou au Comité de révision.
  • Assurer le suivi d’échange de renseignements ou de documents utiles au sein de l’Ordre, pour des fins de protection du public, notamment le suivi des informations concernant les stages et autres décisions du conseil d’administration.
  • Assurer le suivi des demandes d’accès à l’information du bureau du syndic.
  • Archiver et détruire les dossiers d’enquêtes selon la procédure d’archivage et de destruction des documents en vigueur. Tenir à jour le registre de tous les dossiers d’enquêtes archivés ou détruits.
  • Collaborer à la tenue des statistiques des activités du bureau du syndic, notamment pour le rapport d’activités trimestriel et le rapport annuel.
  • Collaborer à la gestion des dépenses reliées à tous les dossiers d’enquêtes (enquêteurs et experts).
  • Effectuer les recherches pour répondre aux demandes de lettres de bonne conduite.
  • Communiquer avec les demandeurs d’enquête, dentistes ou autres personnes pour le suivi des demandes de renseignements et de documents ou pour répondre aux demandes d’information.

Exigences

  • DEP en secrétariat.
  • 2 années d’expérience
  • Maîtriser le français et l’anglais dans ses communications orales et écrites
  • Excellente habileté dans ses communications avec le public (aisance, ton et vocabulaire)
  • Maîtriser la suite MS Office
  • Bonne connaissance des logiciels Adobe Photoshop et Adobe Acrobat serait un atout

Aptitudes

  • Bonne connaissance des logiciels Adobe Photoshop et Adobe Acrobat serait un atout
  • Sens de l’organisation et des responsabilités
  • Discrétion, loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité
  • Rigueur et minutie
  • Bon esprit d’équipe
  • Jugement
  • Initiative
  • Capacité de synthèse
  • Bonne gestion des priorités
  • Capacité à gérer plusieurs tâches de front
  • Comportement professionnel

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