Adjoint(e) de direction

Ordre des ingénieurs du Québec https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/10/8053da2c6a2537953996caecf8810384_Ordre des ingénieurs du Québec.jpeg

Location: Quebec Montreal CA

Ordre des ingénieurs du Québec
Montréal, QC
À plein temps

Situation hiérarchique et raison d’être

Relevant du directeur des communications, le titulaire de ce poste seconde le directeur dans ses fonctions et assume les activités qui lui sont confiées dans l’atteinte des objectifs visés par la Direction.

Responsabilités

  • S’occuper de la gestion, de la mise à jour et du suivi des dossiers et des activités de la Direction et proposer au besoin des solutions pour faciliter ses tâches et participer à l’amélioration des méthodes de travail pour favoriser la réalisation des activités et des projets
  • Préparer et réviser divers documents, tels que des contrats, des procès-verbaux, des sondages en ligne et des appels de propositions, à partir de notes de travail en assurant une présentation de qualité et en corrigeant ou en complétant certaines données
  • Assurer le suivi des factures en lien avec les dossiers des communications en collaboration avec le service des finances de l’Ordre
  • Assurer la convocation et la préparation logistique de comités ou de rencontres; coordonner, selon le cas, la préparation matérielle des dossiers requis pour les réunions,s’occuper, au besoin, du secrétariat au cours de celles-ci et produire les comptes rendus
  • Agir comme intermédiaire entre le « Secrétariat de la Direction générale » et sa propre Direction concernant les suivis des dossiers. Faire le suivi des sommaires décisionnels remis aux instances
  • Répondre à diverses demandes autant à l’interne qu’à l’externe en communiquant des informations courantes et spécialisées sur les services de la Direction, en envoyant des documents d’information ou en transmettant, au besoin, la demande à la personne-ressource
  • Assurer la gestion, le suivi et le respect de la gestion documentaire, afin de maintenir le bon fonctionnement du secrétariat de la Direction. S’occuper du suivi des demandes d’achat de matériel et de services
  • Dans le but de soutenir sa Direction, collaborer à la réalisation de divers projets auprès du directeur ou de tout autre collaborateur. Faire les suivis auprès des autres Directions, lorsque nécessaire

Exigences

  • DEC en secrétariat ou en bureautique ou toute formation équivalente combinée avec une expérience pertinente
  • Avoir entre 6 à 9 années d’expérience
  • Excellente maitrise du français (écrit et oral) et bonne connaissance de l’anglais
  • Excellente maitrise de la suite Office

Compétences requises

  • Communication efficace
  • Gestion du temps et des priorités
  • Intelligence émotionnelle
  • Sens de la planification, de l’organisation et du suivi
  • Autonomie et initiative
  • Souplesse interpersonnelle et ouverture
  • Service à la clientèle

Vous êtes une personne dynamique et vous désirez être impliqué dans des projets qui feront une différence à l’Ordre des ingénieurs du Québec? Nous souhaitons vous avoir dans notre équipe!

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