Adjoint(e) de direction au VP principal – Gestion de projet

Location: Montréal, QC

CIMA+
Montréal, QC
À plein temps
  • J 07, AM
  • Prend fin le : 24 Juil. 2019

    En tant qu’adjoint ou adjointe de direction bilingue à temps plein à notre bureau de Montréal, vous serez l’assistante du Vice-Président Principal du secteur Gestion de projet, afin de l’appuyer dans ses tâches quotidiennes. Vous apporterez également le support aux ressources de son département. Vous serez en charge de la gestion des documents, du contrôle de la qualité et de la correspondance. Dans vos fonctions vous serez également en appui dans la production d’offres de service du secteur. La personne bilingue recherchée saura travailler en équipe avec l’ensemble des intervenants de l’entreprise afin de faire rayonner le service à travers sa rigueur et son initiative.

    Responsabilités :

    • Travailler en étroite collaboration avec la superviseure à l’exploitation afin de supporter l’équipe de Gestion de projet au sein de l’entreprise
    • Assurer la gestion de l’agenda, des voyages et de toute tâche administrative concernant le Vice-Président Principal
    • Fournir du support à la production, la révision et la mise en page de présentations, de rapports et d’autres textes en français et en anglais
    • Préparer l’arrivée de nouveaux employés en support à la superviseure à l’exploitation du secteur
    • Recevoir et distribuer le courrier entrant et sortant du département
    • Être la personne ressource pour les collègues du département sur le plan administratif
    • Gérer les espaces de travail du secteur à Montréal
    • Établir et maintenir des relations de travail efficaces avec les collègues du bureau et les différents clients
    • Appuyer la superviseure à l’exploitation et les membres de l’équipe qui collaborent à la production d’une offre de service.  Ses tâches peuvent être :
      – procéder à l’analyse des appels d’offres et compiler les exigences à rencontrer pour assurer la conformité   de l’offre de service;
      – participer aux réunions relatives à l’élaboration des offres de service;
      – rédiger les sections générales de l’offre et compléter les formulaires exigés par le client;
      – coordonner le suivi de production des textes provenant des différents collaborateurs (directeurs, chargé de projets, ingénieurs, techniciens) dans le projet et s’assurer de la conformité de ceux-ci aux exigences de l’appel d’offres;
      – assurer un suivi du calendrier en collaboration avec le responsable de l’offre de service;
      – mettre en page et organiser les documents;
      – réviser des documents français et anglais et effectuer le contrôle qualité lors du montage final (contenu et mise en page)
    • Assister la superviseure à l’exploitation et son équipe dans la préparation et la documentation de fiches projets ainsi que les CV des employés du département ou tout autre besoin relatif à l’exploitation du secteur
    • Préparer des présentations PowerPoint sur demande

    Profil recherché :

    • Détenir un DEC ou une AEC en administration, communications, technique de bureautique ou dans un autre domaine pertinent
    • Posséder un minimum de 5 ans d’expérience en administration
    • Maîtriser la communication écrite et verbale en français et anglais
    • Faire preuve de professionnalisme et de discrétion
    • Montrer un esprit d’initiative et appliquer un bon jugement
    • Montrer la capacité à respecter les procédures et méthodes établies
    • Montrer une polyvalence et travailler en multi-tâches
    • Faire preuve de rapidité d’exécution dans les délais prescrits
    • Avoir le sens aigu de l’esthétisme dans ses communications, souci élevé de la qualité du travail et attention aux détails
    • Maîtriser la suite MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Visio) et Adobe Pro

    Avantages sociaux :

    • Horaires flexibles
    • Participation conjointe employé-employeur à un régime simplifié de retraite
    • Couverture d’assurance collective flexible
    • Congés en cas de maladie et à l’occasion d’événements familiaux
    • Possibilité d’investir dans un programme de partage de profits de la société
    • Outils informatiques adaptés
    • Programme de mieux-être
    • Initiatives sociales et environnementales
    • Programme d’apprentissage en milieu de travail
    • Cheminement de carrière

    Pourquoi se joindre à CIMA+ ?

    L’élément clé pour offrir des services de qualité est notre capacité à attirer et à retenir des individus talentueux mobilisés. Chez CIMA+, les membres de l’équipe ont la flexibilité requise pour avoir un équilibre entre le travail et leur vie privée, tout en menant une carrière valorisante. Il est possible de participer au programme d’actionnariat de la firme et ainsi partager son succès. Nous offrons un environnement de travail motivant. La diversité des projets, la grande autonomie et l’interaction directe avec les clients sont appréciées. Une telle proximité est possible en raison de notre structure organisationnelle horizontale, qui se traduit par des relations de confiance et une communication efficace entre notre équipe et les clients.

    Chez CIMA+, nous nous engageons à créer pour l’ensemble de nos talents des opportunités de contribuer aux affaires, de se développer et de progresser, sans égard aux différences. Nous adhérons pleinement aux principes d’équité en matière d’emploi et encourageons les femmes, les minorités visibles, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande afin de faciliter la participation au processus de recrutement.

    Attention! Très important!
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