Adjoint(e) de direction – Gestion des opérations

Location: Montréal, QC

Deloitte
Montréal, QC
À plein temps

L’adjoint(e) de direction aura pour tâche de fournir du soutien administratif généralement à trois à cinq associés ou directeurs de services. Le candidat retenu devra travailler aux côtés de ses associés pour répondre de manière proactive à leurs besoins quotidiens et les aider à gérer leurs domaines de services. Il devra également avoir le souci du détail, un bon sens de la planification et de l’organisation, et être en mesure de travailler de façon autonome dans un environnement dynamique où il sera appelé à gérer des renseignements confidentiels.

Le candidat retenu aura les responsabilités suivantes :

  • Fournir un excellent soutien administratif aux associés ou directeurs de service du Cabinet, notamment la gestion du calendrier, du soutien lors des réunions, les préparatifs de voyage ainsi que la rédaction de lettres et de courriels tout en faisant preuve d’une grande discrétion et en veillant à la confidentialité des renseignements;
  • Fournir un soutien rationalisé et axé sur le cycle de vie des clients, notamment en ce qui a trait aux notes de frais et aux factures;
  • Coordonner les réunions à l’intérieur et à l’extérieur du Cabinet et y assister, à la demande des associés, afin de noter les mesures à prendre qui doivent faire l’objet d’un suivi indépendant;
  • Assurer le soutien du milieu de travail souple, c’est-à-dire louer et réserver l’espace approprié et les autres ressources nécessaires;
  • Représenter l’associé avec professionnalisme et assurance dans les communications tant verbales qu’écrites, à l’intérieur et à l’extérieur du Cabinet;
  • Traiter les questions liées au travail, au nom de l’associé et de concert avec lui; certaines de ces questions sont hautement confidentielles;
  • Prévoir les besoins en matière de services de l’entreprise et du client en faisant preuve de débrouillardise et de pensée critique;
  • S’employer activement à connaître les clients externes (c.-à-d. en ayant recours aux renseignements sur le marché) pour être en mesure de leur offrir des livrables de haute qualité, et accorder la priorité au renforcement proactif de l’excellence du service;
  • Déceler des occasions de représenter notre marque en établissant de solides relations avec les clients externes des associés et les parties prenantes internes pour accélérer l’accès aux clients grâce à ces relations positives;
  • Travailler en collaboration avec d’autres équipes de soutien du groupe Gestion des opérations en mettant à profit les ressources appropriées du Cabinet pour gérer les tâches administratives des associés, en assumer la responsabilité et les réduire le plus possible.

Le candidat retenu devra également posséder les compétences suivantes :

  • Au moins cinq ans d’expérience en service à la clientèle ou en administration dans un environnement professionnel et dynamique axé sur le service à la clientèle;
  • Engagement exceptionnel à l’égard du service à la clientèle et de l’amélioration continue;
  • Aptitude à gérer une information hautement confidentielle; le doigté, la conciliation et la discrétion sont essentiels dans ce poste;
  • Aptitude confirmée à établir l’ordre de priorité des tâches selon leur importance et leur urgence relatives;
  • Capacité de travailler avec un minimum de supervision et de direction;
  • Excellentes aptitudes pour la communication orale et écrite;
  • Souci du détail;
  • Aptitude à prendre des décisions efficaces;
  • L’aptitude à communiquer avec assurance et l’écoute active sont essentielles;
  • Excellentes aptitudes interpersonnelles et capacité confirmée d’établir des relations efficaces et de travailler dans un esprit de collaboration au sein d’une équipe;
  • Enthousiasme manifeste à l’égard de l’apprentissage continu adapté à ce rôle;
  • Excellentes connaissances des logiciels largement utilisés à l’échelle sectorielle tels que Microsoft Office (Word, Excel, Outlook et PowerPoint) et Adobe Acrobat;
  • Bilinguisme (anglais et français) à l’oral et à l’écrit, un atout;
  • Souplesse nécessaire pour faire des heures supplémentaires au besoin.

Étiqueté sous : adjointe, assistante, direction, exécutives

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