Adjoint(e) exécutif(-ive)

Location: Montréal, QC

Gillespie-Munro Inc.
Montréal, QC
À plein temps
  • J 05, AM
  • Prend fin le : 15 Mai. 2019

    Qui sommes-nous :

    Gillespie-Munro possède des bureaux à Montréal, Toronto, Vancouver et aux États-Unis avec des agents à travers le monde. Les opérations internationales de l’entreprise sont divisées en quatre domaines d’activité principaux : agence internationale de transit, affrètement maritime, projets internationaux et fret aérien.  Nous sommes fiers de développer des relations d’affaires long-terme avec nos clients. La même chose est vraie avec notre personnel.

    Notre équipe au sein du bureau chef à Montréal est présentement à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(-ive). Ce rôle clé dans l’organisation soutient le président et le comité exécutif avec une variété de responsabilités. Le candidat idéal sera un joueur d’équipe débrouillard et proactif qui se carbure à avoir de multiples tâches et défis à relever sur le quotidien.

    Les responsabilités principales de ce poste sont :

    • Soutenir le président avec des tâches administratives, agir en tant que liaison avec le personnel et le réseau externe en son nom pour coordonner les réunions ou les événements et rédiger la correspondance
    • Gérer le personnel de réception à l’accueil (processus d’embauche, gestion du rendement, supervision) et veiller à ce que l’aire de réception soit adéquate
    • Coordonner les réunions internes telles que les sessions de formation et les événements et ce, de la logistique, à la documentation, aux invitations
    • Vérifier, analyser et traiter certaines factures et rapports régulièrement
    • Offrir un soutien au personnel pour l’approvisionnement des outils de bureau, systèmes informatiques et logiciels; placer les appels de service au besoin
    • Coordonner avec les fournisseurs appropriés pour assurer le bon inventaire des fournitures de bureau, cartes d’affaires, matériel de vente et de marketing
    • Responsable d’une partie du processus d’intégration des nouveaux employés et s’assure que les procédures sont suivies lorsque les employés quittent l’entreprise
    • Fournir un soutien ponctuel selon les besoins pour une variété de tâches au sein de l’organisation

    La personne que nous cherchons à embaucher aura les qualifications suivantes :

    • Bilingue – anglais et français – à l’orale et à l’écrit
    • Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles
    • Avoir occupé un poste de coordination/assistant(e) multi-tâches pendant plus de 5 ans
    • Avoir travaillé directement pour un président ou pour un comité exécutif
    • Diplôme d’études collégiales complété est un atout
    • Connaissances du domaine du transport du fret est un atout
    • Compétences informatiques Word, Excel, PowerPoint et Outlook
    • Excellentes compétences organisationnelles pour gérer plusieurs projets simultanément

    Ce poste décrit vos ambitions et compétences ? Nous aimerions en savoir plus sur vos intérêts et expériences.

    Envoyez-nous votre c.v. et lettre de présentation en cliquant sur postuler de sorte que nous puissions vous contacter pour une entrevue téléphonique.

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    Nous remercions tous les candidats qui s’appliquent, mais seuls ceux qui sont retenus seront contactés. L’usage du masculin est simplement pour alléger le texte.

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