Agent(e) administratif(-ive), classe 1 ou 2 – secteur secrétariat – banque de candidature

Location: Montréal, QC

CIUSSS Centre-Sud-de-l’île-de-Montréal
Montréal, QC
À plein temps

Sous la responsabilité du chef de service, l’agent administratif, classe 1 ou 2 – secteur secrétariat effectue des activités relatives au support administratif et clérical de son supérieur et des professionnels du service. Il peut aussi jouer un rôle de soutient à la coordination et au contrôle des activités relative au fonctionnement administratif du département .

Il effectue différentes tâches administratives et assume la production de différents documents de natures variable demandés par son supérieur hiérarchique et les professionnels du service. Il peut aussi travailler e collaboration avec la technicien-ne en administration de la direction.

Responsabilités spécifiques :

  • Transcrit des lettres et les documents variés qui lui sont confiés;
  • Fait la saisie ou le traitement ou de données (production de rapports, création de listes ou répertoires, statistiques, etc.);
  • Effectue les convocations aux réunions, collabore à leur organisation matérielle et peut y assister pour noter le compte rendu;
  • Tient à jour les différentes listes d’envois;
  • Assure la reproduction des documents;
  • Élabore et maintient le système de classement des documents administratifs;
  • Assiste les membres de l’équipe dans leurs démarches avec les autres instances et partenaires;
  • Organise la logistique des déplacements et rendez-vous des membres de l’équipe;
  • Assure le suivi des appels téléphoniques;
  • Reçoit, dépouille et distribue le courrier;
  • S’assure d’avoir les fournitures nécessaires à son travail et voit au bon fonctionnement et renouvellement du matériel;
  • Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers;
  • Accomplit toutes autres fonctions connexes à la demande de son supérieur immédiat.

Exigences :

Détenir un diplôme d’études secondaires et un diplôme d’études professionnelles (DEP), un DES-métier en secrétariat, un AEC ou DEC en bureautique, reconnue par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec ou le MEQ.

OU

Détenir un diplôme d’études secondaires reconnues par le Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur du Québec ou le MEQ et deux à trois ans d’expérience à titre de secrétaire.

Compétences et qualités recherchées :

  • Bonne connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Powerpoint);
  • Habiletés interpersonnelles et esprit d’équipe;
  • Souci de la qualité et du service à la clientèle;
  • Initiative et autonomie;
  • Sens de l’organisation;
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers;
  • Grande discrétion et éthique professionnel exemplaire.
  • Connaissance de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit (atout)

Les candidats seront soumis à des tests et à un processus de sélection.

Remarques :

Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d’adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d’un processus de sélection.

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