Assistant(e) de direction

Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2021/06/Ordre-des-travailleurs-sociaux-et-des-thérapeutes-conjugaux-et-familiaux-du-Québec-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Ordre des travailleurs sociaux et des thérapeutes conjugaux et familiaux du Québec
Montréal, QC
À plein temps

Description sommaire du poste

Le titulaire du poste assiste le directeur de l’inspection professionnelle dans l’exercice de ses fonctions en contribuant à la bonne marche des activités reliées à l’inspection professionnelle et en s’assurant de l’application de la réglementation en vue de la protection du public. La personne apporte un soutien administratif aux membres du comité de l’inspection professionnelle, aux inspecteurs et au directeur de l’inspection professionnelle et assure avec celui-ci une coordination avec les autres directions concernées.

Principales responsabilités

  • Collabore à la gestion des dossiers de l’inspection professionnelle et assure l’assignation des dossiers de l’inspection aux inspecteurs ;
  • Prépare les documents destinés aux inspecteurs, participe aux réunions, prend les notes et rédige les comptes rendus ;
  • Effectue le suivi des dossiers tout au long du processus de l’inspection professionnelle, incluant le suivi et la rédaction de la correspondance, la saisie et le traitement des données dans le système informatique et les envois postaux ;
  • Assure la gestion et la mise à jour de la plateforme informatique de l’inspection professionnelle ;
  • Répond aux demandes d’information de nature administrative reliées au processus de l’inspection professionnelle ;
  • Collabore à l’élaboration et la mise à jour des politiques et procédures de l’inspection professionnelle et en assure le suivi par la rédaction et la mise à jour des documents ;
  • S’assure de la mise à jour de l’information concernant l’inspection professionnelle sur le site de l’Ordre ;
  • Participe à la rédaction, transcription, correction et mise en page de rapports et autres documents ;
  • Assure le classement et l’archivage des documents ;
  • Collabore à la garde des dossiers confidentiels ;
  • Compile des données pour le suivi financier des activités ;

Comité de l’inspection professionnelle

  • Prépare les dossiers destinés au comité de l’inspection professionnelle, participe aux réunions, prend les notes et rédige les procès-verbaux ;
  • Assure le soutien administratif des membres du comité ;
  • Rédige les lettres de recommandation destinées au comité exécutif en s’assurant de leur conformité avec la réglementation ;
  • Rédige les projets de lettres adressées aux membres à partir des recommandations du comité de l’inspection professionnelle ;
  • Compile et transmet les tableaux de suivis au Bureau du syndic et au comité exécutif ;
  • Collabore aux suivis des décisions et recommandations aux différentes instances.

Autres tâches

  • Tient à jour les banques d’heures (maladies, vacances, fériés et heures supplémentaires) du personnel de la direction de l’inspection professionnelle.
  • Effectue toute autre tâche déléguée par le directeur de l’inspection professionnelle.

Compétences et qualités recherchées

  • Excellent sens de l’organisation ;
  • Rigueur et minutie ;
  • Excellente gestion du temps, des priorités et respect des échéanciers ;
  • Initiative, autonomie, maturité, discrétion, discernement et sens des responsabilités ;
  • Capacité d’adaptation aux nouvelles technologies ;
  • Excellente habileté en matière de service à la clientèle ;
  • Capacité de travailler en équipe ;
  • Capacité de s’investir dans le changement ;
  • Capacité de gérer le stress.

Formation et expérience

  • Détenir un diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique, un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou toute autre expérience équivalente ;
  • Dix (10) années d’expérience comme adjointe administrative dans des fonctions similaires avec connaissance du système professionnel québécois et/ou du réseau de la santé et des services sociaux, un atout majeur.
  • Maîtrise de la langue française et bonne connaissance de la langue anglaise (parlée et écrite) ;
  • Maîtrise de Windows et des logiciels de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) ;

Information additionnelle

Lieu de travail

  • Actuellement en télétravail, en raison de la pandémie
  • Après la pandémie, télétravail et présentiel

Nature du poste 

  • Permanent à temps complet, 35 heures par semaine

Échelle salariale

  • 45 754,84 $ à 60 034,32 $

Avantages sociaux

  • Assurance collective
  • RÉER

Date d’entrée en fonction 

  • Immédiate

Étiqueté sous : adjoint administratif sénior à la direction de l’inspection professionnelle

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