Secrétaire de direction

Location: Montréal, QC

Direction régional Amériques – Agence universitaire de la Francophonie
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Présentation

Sous l’autorité du Directeur régional Amériques, la secrétaire de direction intervient de façon transversale sur des tâches administratives, logistiques et de communication pour contribuer au bon déroulement des activités de l’implantation et à l’information des personnes.

Principales responsabilités

Secrétariat

  • Assurer le secrétariat et le soutien administratif de la Direction (gestion des calendriers, gestion des appels, gestion du courrier, organisation des réunions, appui à l’organisation des déplacements et des missions, etc.)
  • Rédiger et/ou mettre en forme des documents, des comptes rendus et des notes administratives
  • Assurer le classement physique et électronique des dossiers
  • Mettre à jour, réviser et organiser la documentation à diffuser sur l’intranet ou à conserver dans l’espace de stockage de la Direction (guides, procédures, annuaires, organigrammes, etc.)
  • Actualiser les données de suivi d’activité de la Direction (tableaux de bord, tableaux de résultats, etc.) en lien avec les différents responsables des projets

Logistique

  •  Prendre en charge des aspects logistiques (organisation des réunions, des déplacements et des missions de la direction, etc.)
  • Veiller aux besoins en matériel et fournitures de bureau
  • Assurer la gestion du matériel et des fournitures de bureau (inventaire, achat, besoin des employés, etc.)

Accueil

  •  Assurer l’accueil physique et téléphonique de la DRA (accueil des visiteurs et des fournisseurs, réception et transfert des appels et courriers, etc.)
  • Gérer la boîte électronique d’information de la DRA

Participation à la communication

  • Participer à la diffusion des articles sur les activités de la Direction sur tout outil de communication électronique et papier (communiqués de presse, brochures, documents institutionnels, bulletins d’information, comptes rendus, etc.)
  • Participer aux liens avec les interlocuteurs internes ou/ et externes
  • Participer à la circulation de l’information à l’interne et à l’externe

Qualifications et compétences requises

Formation

  • DEP en secrétariat ou DEC en techniques de bureautique ou en administration

Expérience

  • Expérience minimum de deux (2) ans dans un poste similaire
  • Expérience dans un contexte international, multi-sites et multiculturel constitue un atout

Compétences essentielles

  • Connaissance des outils et techniques de secrétariat, bureautique et de classement papier et électronique des documents
  • Maîtrise du français à l’écrit et à l’oral
  • Maîtrise de la Suite Office
  • Faire preuve d’habiletés relationnelles, communicationnelles
  • Capacité à organiser des réunions ou évènements (location de salles, visioconférence, prise de notes, rédaction de PV, etc.)
  • Capacité à rédiger et/ou mettre en forme des documents
  • Capacité à assurer la gestion du temps (agenda, déplacement, réunion, réservation, etc.)
  • Faire preuve d’attention aux détails, avoir le souci de la vérification et du contrôle
  • Capacité à hiérarchiser les priorités, planifier les activités multiples et respecter les délais en tenant compte des exigences de qualité

Conditions

  • Lieu d’affectation : Montréal, Canada
  • Durée d’affectation : CDD de 1 an (renouvelable)
  • Statut du poste : Local
  • Date de l’entrée en poste : Dès que possible
  • Conditions particulières : Possibilité de déplacements ponctuels à l’étranger
  • Rémunération : Selon la grille salariale de l’Agence applicable à Montréal

N.B. : Les candidats(es) qui n’ont pas la nationalité ou la résidence canadienne doivent répondre aux obligations en matière de visa et de permis de travail.

Les candidatures seront soumises en ligne à partir du site de l’Agence en cliquant sur postuler avant le 22 septembre 2019, à minuit – heure de Montréal. Elles devront comprendre obligatoirement une lettre de motivation et un curriculum vitae en français.

L’Agence favorise la parité.

Veuillez noter que seules les personnes retenues dans le cadre de ce processus de recrutement seront contactées.

Nous remercions tous les candidat.e.s pour leur intérêt envers l’AUF.

Étiqueté sous : rédaction, secrétariat, accueil, communication, logistique, français, francophonie



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