Attaché(e) à la direction générale et au cabinet du bâtonnier

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Location: Quebec Montreal CA

Barreau du Québec
Montréal, QC
À plein temps
  • J 10, AM
  • Prend fin le : 29 Oct. 2020

    Le Barreau du Québec cherche à pourvoir un poste permanent non syndiqué à temps plein d’attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier.

    Description sommaire

    L’attaché à la direction générale et au cabinet du bâtonnier assure diverses tâches administratives et de secrétariat pour le directeur général et l’ensemble des autres employés de la direction générale, y compris le personnel du cabinet du bâtonnier. Il prépare et coordonne la participation du directeur général à divers comités, réunions ou autres activités et l’accompagne lorsque requis. Il participe à la production de notes de service, compte rendu, textes, conférences, rapports ou autres documents. Il agit aussi comme personne-ressource auprès de multiples intervenants.

    Principales responsabilités

    • Assure diverses tâches administratives et de secrétariat pour le directeur général et les autres employés de la direction générale, y compris ceux liés au cabinet du bâtonnier :
    • Assure la réception et le suivi des courriels reçus dans la boîte courriel du directeur général;
    •  Reçoit le courrier, en effectue le suivi et prépare des projets de réponse;
    • Reçoit les appels téléphoniques, les filtres et assure le suivi. S’il y a lieu, note et transmet les messages aux personnes concernées. Sur demande, effectue des appels téléphoniques et accueille les visiteurs;
    • Rédige la correspondance courante de la direction générale et prépare des projets de réponse;
    •  Tient à jour l’agenda du personnel du cabinet du bâtonnier et de la direction générale, fixe les rendez-vous, organise des rencontres et note les réunions à l’agenda;
    • Assure la logistique des déplacements, rencontres, évènements, activités planifiées par le directeur général ainsi que le personnel du cabinet du bâtonnier et de la direction générale, y compris en ce qui concerne les réunions du conseil d’administration et du conseil des sections, ainsi que les assemblées générales de section et les rentrées judiciaires;
    • Assure le suivi, lorsque requis, des tâches administratives attribuées suite aux séances du Conseil d’administration ou de toute autre réunion;
    • Tient à jour les divers dossiers de la direction générale, y compris du bâtonnier, et en assure le classement et le cas échéant, la continuité au moment du transfert des titulaires de ces postes.
    • Participe à la production de notes de service, compte rendu, textes, conférences, rapports ou autres documents, lorsque requis;
    • Assure le traitement administratif des comptes de dépenses et des factures de la direction générale et du cabinet du bâtonnier;
    • Agit comme personne-ressource auprès de multiples intervenants;
    • Agit, lorsque requis, à titre de secrétaire en organisant les réunions, en assurant l’envoi des documents nécessaires à tous les membres, en assistant aux réunions, en dressant le procès-verbal et en assurant le suivi;
    • À la demande du directeur général, l’accompagne lors des réunions, des comités ou autres activités;
    • Supporte le directeur général en effectuant un suivi de ses tâches et de ses priorités;
    • Effectue toute autre tâche demandée par son supérieur.

    Qualifications requises

    Formation :

    Diplôme d’études collégiales ou l’équivalent.

    Expérience :

    Six (6) années d’expérience pertinente.

    Connaissances et habiletés :

    • Excellente maîtrise de la langue française parlée et écrite
    • Bonne maîtrise de la langue anglaise parlée et écrite
    • Organisation et gestion des priorités
    • Excellente gestion du stress
    • Faire preuve d’autonomie et d’initiative
    • Rigueur
    • Capacité à entretenir de bonnes relations avec ses collègues
    • Excellent service à la clientèle
    • Discrétion
    • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office

    Horaire de travail : 33,75 h/semaine

    Lieu de travail : Vieux-Montréal

    Date d’entrée en poste : À déterminer

    Le genre masculin est utilisé par souci d’allègement du texte. On doit l’interpréter dans son sens générique, à moins d’indication contraire.

    Étiqueté sous : ans-85

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