Coordination de l’administration et soutien aux RH

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Location: Quebec Montreal CA

Dynamo
Montréal, QC
À plein temps
Ce poste a été comblé

Il y a de ces personnes qui sont au cœur d’une organisation. Qui gardent le fort. Qui nourrissent les liens. Qui voient venir. Qui tiennent habilement de nombreux fils. Si tu te reconnais dans cette introduction, alors le poste de coordination de l’administration et soutien aux RH est pour toi.

Parlons de nous avant de parler du poste. L’entreprise d’économie sociale Dynamo est une firme en rôle conseil spécialisée en processus collaboratifs. Si tu aimes travailler dans un milieu professionnel créatif et bienveillant, que tu souhaites soutenir des collectifs et des organisations œuvrant en développement social, environnemental et culturel, que tu es doué.e.s en gestion de divers projets en simultané, que tu places l’humain au cœur de votre quotidien, que tu aimes travailler en équipe pour des mandats à court ou moyen terme, et bien notre chez-nous, peut devenir ton chez-toi.

Ce poste relève de la direction des opérations et ton quotidien ressemblera à…

Gestion des ressources humaines

  • Coordonner le processus d’embauche (organisation du Dynamood, affichage des postes, présélection des CVs, organisation du comité des entrevues, suivi des références)
  • Coordonner l’accueil d’un.e nouvel.le employé.e (création du plan d’intégration, ouverture du dossier de l’employé.e, accès informatique, préparation de documents administratifs requis, etc.)
  • Mettre à jour et réviser les politiques en RH (Manuel de l’employé.e, Politique de rémunération, Politique de tarification, Politique de télétravail, etc.)
  • Gérer la prise de vacances pour les membres de l’équipe
  • Faire le suivi des demandes d’information quant aux diverses politiques
  • Assurer le suivi des feuilles de temps de l’équipe
  • Avoir le souci du développement de la marque employeur
  • Coordonner le comité santé et sécurité au travail
  • Assister l’équipe dans le développement de certaines initiatives : telles que le développement des affaires, la mise en place de nouveaux outils de gestion, la structure organisationnelle

Coordination des dossiers relatifs au conseil d’administration

  • Convocation, organisation logistique et préparation de documents
  • Rédaction des procès-verbaux
  • Tenue du livre de la corporation
  • Suivi des réunions et du calendrier des rencontres, etc.

Gestion des ressources informatiques et matérielles

  • En collaboration avec notre ressource professionnelle externe, gestion d’un parc informatique de 20 postes (achats, maintenance, suivis réguliers avec le fournisseur de service de soutien informatique, etc.)

Rédaction et gestion documentaire

  • Création de divers outils afin d’appuyer le travail de l’équipe de direction, de certains comités internes ou des projets spéciaux (grilles, schémas, organigrammes, présentations, etc.)
  • Rédaction, édition, révision, mise en page et production de documents (correspondance, compte-rendu, procès-verbaux, notes, collaboration à la rédaction du rapport annuel, etc.)
  • En collaboration avec notre ressource externe, contribution à la mise à jour des systèmes manuels et informatisés de classement et d’archivage des dossiers, documents et fichiers de nature administrative de l’organisation (classement, archivage, sauvegarde)

Lien avec les fournisseurs

  • Liens avec les fournisseurs de services en ce qui a trait notamment à la location et l’aménagement des espaces, l’entretien des lieux et des équipements, les fournitures de bureau, les services de téléphonie et d’internet, etc.

Plus encore

  • Accueil des visiteurs, répondre au téléphone (il y en a si peu maintenant !), acheminer les appels
  • Gestion des espaces communs, incluant les salles de conférences
  • Coordination et/ou participation à divers projets à la demande de la direction afin de voir à leur avancement et leur réalisation
  • Participation à la vie d’équipe en contribuant activement aux réunions d’équipe et en collaborant, au besoin, à différents événements, activités ou mandats

Nous aimerions t’avoir dans l’équipe si…

  • Tu as un minimum de 3 ans dans un poste similaire
  • Tu as un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de bureautique
  • Tu as la capacité de créer des relations de qualité
  • Tu as le désir de travailler en mode collaboratif
  • Tu es autonome et doté.e d’une approche proactive
  • Tu sais mener différents projets simultanément
  • Tu es dynamique, ouvert.e et flexible
  • Tu sais œuvrer avec discrétion, confidentialité et éthique professionnelle selon les situations
  • Tu as un souci du détail et du travail bien fait
  • Tu as une capacité de faire face au stress dans un environnement au rythme rapide
  • Tu es curieux.se et a le goût d’apprendre
  • Tu maîtrises les logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) et tu possèdes de bonnes aptitudes d’apprentissage pour d’autres logiciels
  • Tu as une excellente maîtrise du français parlé et écrit
  • Tu es habile en rédaction et en révision
  • Tu connais un peu l’anglais écrit et parlé
  • Tu es intéressé.e par le développement social et les approches collaboratives (un atout)
  • et aussi  pour les entreprises d’économie sociale et les OBNL (un atout)

Faire partie de notre équipe dynamesque c’est

  • avoir la possibilité de contribuer à tous les jours au bien commun
  • avoir un horaire flexible de 35 heures / semaine
  • avoir accès à des assurances collectives (50% payé par l’employeur)
  • Échelle salariale : 41 950$ – 52 937$. Le salaire est déterminé en fonction des années d’expérience et la formation acquise.
  • avoir la possibilité de travailler en mode télétravail actuellement et en mode hybride dès que cela sera possible (3 jours bureau, 2 jours télétravail)
  • recevoir un montant de départ pour les coûts reliés au télétravail (400$), avoir évidemment un ordinateur portable, et un forfait mensuel pour cellulaire et autre frais (50$)
  • avoir quatre semaine de vacances après une année, et cinq semaine après 3 ans, plus deux semaines de congé aux temps de fêtes
  • travailler sur le magnifique site des Shops Angus, dans Rosemont

Cela te parle?

On t’attend pour prendre un café dès que possible. L’entrée en poste se veut le plus vite possible.

Fais parvenir ton CV et une courte lettre d’intention via le formulaire de Secrétaire-inc, pour mieux te connaitre et découvrir tes désirs de contribution.

Nous encourageons fortement les personnes issues de toute diversité à déposer leur candidature.
Bien que toutes les demandes d’emploi soient prises en considération, seul·e·s les candidat·e·s retenu·e·s seront contacté·e·s.

Étiqueté sous : administration, ressources humaines, coordination, conseil d’administration, collaboration

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