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Poste d’agent.e de soutien administratif, classe principale à la Direction des services financiers

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Location: Quebec Montreal CA

Cégep Marie-Victorin
Montréal, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

Poste régulier à temps complet

Nature du travail : Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donnée. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

De façon plus spécifique, la personne :

  • Reçoit les factures approuvées des services et départements pour paiement, les vérifie et les compare avec les bons de commandes;
  • Valide les factures avant la comptabilisation selon la procédure établie;
  • Saisit des données; crée de nouveaux dossiers fournisseurs au système;
  • Collabore avec le service de l’approvisionnement et le service des ressources matérielles;
  • Émet les chèques selon le calendrier et les directives de sa supérieure immédiate;
  • Transmet les fichiers de paiement selon les directives de l’institution financière principale (factures et comptes de dépenses);
  • Transmet les fichiers de paiement à la compensation des créances fiscales selon les directives du ministère du Revenu du Québec;
  • Procède au paiement de certaines factures par Internet;
  • Émet et achemine les différentes demandes à l’institution financière (traites, chèques manuels, arrêts de paiement, etc.);
  • Valide le solde des états de comptes en fonction des factures non payées et communique les différences aux fournisseurs s’il y a lieu;
  • Assure les paiements des charges sociales par Internet selon les échéanciers prescrits;
  • Informe les coordonnateurs de département et les enseignants lorsque requis sur les entrées de fonds spécifiques;
  • Peut être appelée à communiquer des informations en lien avec la procédure de transfert budgétaire et l’utilisation de CLARA-Finance ;
  • Procède à l’analyse de postes du bilan, fait les enregistrements d’écriture et avise les personnes concernées pour les suivis s’il y a lieu;
  • Prépare aux trimestres les analyses pour les postes budgétaires qui la concerne;
  • Effectue le suivi des dossiers à être archivés aux Services financiers selon les procédures établies;
  • Participe au dossier d’émission des T4A une fois l’an (validation des données, codification, émission, etc.);
  • S’assure de la démarcation des dépenses en vue de la production des états financiers trimestriels;
  • Peut être appelée à vérifier et à s’assurer du paiement des comptes de dépenses en conformité avec la politique no 3 portant sur les frais de voyage et de séjour.

Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe

Scolarité et expériences : Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir six (6) années d’expérience pertinente.

Exigences particulières :

  • Très bonnes aptitudes pour le service à la clientèle et la communication (fournisseur, clientèle interne et externe);
  • Très bonnes capacités à utiliser des méthodes et des procédures efficientes et à tenir à jour ses dossiers avec méthode;
  • Très bonne capacité à travailler en équipe, à gérer plusieurs dossiers à la fois et à déterminer les priorités dans les délais prescrits;
  • Très bonnes aptitudes pour l’analyse, avoir le souci du détail et faire preuve de jugement;
  • Être capable de faire face aux imprévus avec tact et rigueur tout en respectant les politiques internes;
  • Connaissances pratiques relatives au secteur d’activités des services financiers, spécifiquement en comptabilité et aux comptes à payer;
  • Connaissance du logiciel CLARA-Finance, un atout;

 

Étiqueté sous : finances

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