Secrétaire administrative – Direction ressources humaines

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Location: Quebec Montreal CA

Cégep Marie-Victorin
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Direction des ressources humaines
Description de l’emploi :

Le rôle principal et habituel de la personne de cette classe d’emploi consiste à accomplir diverses tâches de secrétariat, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

Attributions caractéristiques

La personne de cette classe d’emploi compose des documents, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante; elle effectue des recherches et prépare la synthèse des problèmes et des questions complexes; elle tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect.
Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore et organise les activités liées à leurs rencontres internes ou externes; elle dresse le compte rendu des réunions auxquelles elle assiste et en assure les suivis nécessaires. Elle communique les informations relevant de sa compétence.
Elle tient à jour les données qui influencent les budgets du service et produit sur demande des rapports selon les procédures établies.
Elle conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire.
Elle participe au développement du système de classement du collège et est responsable de la gestion documentaire du service.
Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

De façon plus spécifique, la personne  :
– assure le secrétariat des opérations et des projets de développement des coordonnatrices;
– gère l’agenda des coordonnatrices et participe à l’organisation des différentes réunions et des comités;
– prépare des documents relatifs à des réunions et à des comités et procède à la saisie de texte et la rédaction de différents documents de la Direction des ressources humaines et effectue la diffusion de ces documents;
– assure la logistique des activités des comités de la direction des ressources humaines, notamment celui du perfectionnement;
– prépare les affichages internes et externes dans le logiciel de dotation et peut être appelée à les diffuser;
– effectue les inscriptions pour la gestion de la sécurité d’emploi (postes) dans le progiciel GSEC du MEES pour le personnel de soutien et professionnel, ainsi que les demandes de transfert volontaire pour le personnel de soutien.  S’assure également du suivi des références reçues dans le même progiciel et ajoute les postes et les charges annuelles des enseignants de mai à octobre, selon les périodes;
assure la préparation et la rédaction des attestations d’emploi et de salaire en analysant le dossier de l’employé;
– rédige des communiqués ou des textes à partir des informations reçues, notamment aux fins de parution dans le journal interne;
– assure le suivi budgétaire des dossiers sous sa responsabilité (Santé et sécurité au travail et perfectionnement) et prépare les DMA, le cas échéant;
– reçoit les demandes en ergonomie et les achemine au cadre responsable;
– participe à l’organisation d’activités de perfectionnement et en assure la logistique;
– assure la révision et la correction linguistique de textes et documents divers.
– Au besoin, elle accomplit toute autre tâche connexe.

Qualifications requises :
Scolarité et expérience :
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

Exigences particulières :
Excellentes aptitudes pour le service à la clientèle, le travail d’équipe, la communication et les relations interpersonnelles;
Excellente connaissance du français parlé et écrit (grammaire et orthographe) et très bonnes habiletés à la rédaction et révision de document;
Habiletés en rédaction et à la gestion des priorités, très bon sens de l’organisation et bon jugement;
Capacité à travailler dans plusieurs dossiers en simultané et avec plusieurs intervenants, en respect des échéanciers;
Faire preuve de patience et capacité à travailler dans une aire ouverte;
Très bonne connaissance des méthodes et usages propres à la tenue d’un secrétariat, du traitement et de la disposition de texte;
Maîtrise des logiciels de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Office 365, etc.) et la connaissance de CLARA RH/Paie et finance, de dotation et le progiciel GSEC du MEES est un atout.
Connaissances sujettes à évaluation par le biais de tests et entrevue :
Tests d’habiletés
Test de français (niveau II)
Test de rédaction
Test de Word
Test d’Excel
Salaire annuel :
Minimum :  20,98 $
Maximum :  24,22 $
(selon l’échelle salariale en vigueur au 1er avril 2019)
Lieu de travail :
7000 Marie-Victorin, Montréal, Québec, Canada, H1G2J6
Horaire de travail :
Du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 12 h et 13 h à 16 h30
(L’horaire peut être variable selon les besoins)
Date prévue d’entrée en fonction :
Dès que possible
Nom du titulaire précédent :
Diane Frison
CONCOURS :
19-20_SAD-27



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