Secrétaire administratif(ve)

Location: Montréal, QC

Collège Ahuntsic
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

 

Numéro de référence : SP1819-11

Catégorie d’emploi  : Soutien administratif

Statut de l’emploi : S – Régulier à temps complet

Lieu de travail : Collège Ahuntsic, 9155, rue St-Hubert, Montréal (Québec)

Horaire de travail : 35 heures / semaine, du lundi au vendredi, de 8 h 30 à 16 h 30

Date et heure de fin de l’affichage externe : 2018-10-03 16:00

Échelle salariale : Entre 21,69 $ et 23,76 $ / l’heure, selon la scolarité et l’expérience

Nature du travail 

Relevant de la directrice adjointe à l’international au service de soutien à l’apprentissage et du développement pédagogique, la personne occupant l’emploi de secrétaire administrative accomplit diverses tâches de secrétariat et administratives, dont les plus complexes, en collaboration avec une ou plusieurs personnes.

  • Notamment, elle rédige et conçoit des notes de service, des lettres, des communiqués et des documents, ainsi que la correspondance courante à partir d’idée maîtresse. Elle dépouille, achemine et envoie des courriels. Elle voit aux communications téléphoniques et donne des renseignements d’ordre général et spécifique, le cas échéant. Elle communique en anglais au besoin afin de répondre adéquatement aux demandes externes. Elle rédige les comptes-rendus, les procès-verbaux ou les documents nécessaires au bon déroulement des divers comités institutionnels auxquels elle assiste, lorsque requis. Elle transcrit des textes et des lettres à partir de notes sténographiées, manuscrites, de brouillons ou autres.
  • Elle s’occupe de la logistique des réunions, de certaines activités du service et prépare les documents nécessaires. Elle compile et maintient à jour des données statistiques variées, les transcrit en utilisant les logiciels appropriés et procède à la mise en page de divers documents pouvant inclure des textes, des tableaux et des graphiques. Elle tient à jour les échéanciers en lien avec le calendrier électronique et le plan de travail puis en vérifie la concordance. Elle tient à jour l’agenda des personnes avec qui elle collabore. Elle assortit, classe et repère des documents selon les méthodes établies.
  • Elle veille au bon fonctionnement de l’ensemble des activités du service en assurant un suivi des tâches administratives qui lui sont confiées. Elle communique les informations de façon claire et précise aux personnes concernées en effectuant des liens entre les différents dossiers. Elle s’occupe de l’accueil des délégations du Collège.
  • Elle oriente, conseille le personnel sur le langage administratif ainsi que sur la présentation à adopter dans la correspondance et dans les documents à produire. Elle identifie, aux fins d’information, divers documents susceptibles d’intérêt et en assume la diffusion.
  • Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

 

Responsabilités

  • Assister et soutenir le directeur adjoint des activités internationales à l’égard de l’ensemble des activités de secrétariat et administratives.
  • Agir à titre de personne-ressource en lien avec les activités administratives départementales.
  • Planifier et organiser la logistique à l’égard de certaines activités tout en assurant le bon fonctionnement.
  • Assurer une gestion documentaire efficace.
  • Toute autre activité connexe sans être limitatif.

Qualifications requises

Scolarité/Expérience :

  • Détenir un diplôme d’études professionnel (DEP) avec option appropriée notamment en secrétariat ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente ;
  • Expérience pertinente d’au moins quatre (4) années.

Autres conditions exigées :

  • Niveau avancé de la langue française orale et écrite ;
  • Niveau fonctionnel de la langue anglaise orale et écrite ;
  • Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :
    • Microsoft Office :
      Word niveau avancé ;
      Excel niveau intermédiaire.
  • Connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un secrétariat.

Qualifications souhaitées

Connaissance d’un environnement informatique et d’outils en bureautique :

  • AjouterMicrosoft Office 365 :
  • Power Point ;
  • Outlook (agenda et courrier électronique).
  • Discrétion et confidentialité de mise ;
  • Orientation service à la clientèle ;
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément en faisant preuve de rigueur et en fonction des échéanciers ;
  • Souci du détail ;
  • Travail multitâche ;
  • Compréhension des budgets et des états financiers ;
  • Autonomie, initiative, flexibilité, sens de la planification, de l’organisation, de l’établissement des priorités et des responsabilités ;
  • Esprit d’équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

Tests requis :

Réussite des tests de certification/compte-rendu

Remarques :

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Le Collège Ahuntsic souscrit au principe d’égalité des chances en emploi. Il applique un programme d’accès à l’égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités ethniques, les minorités visibles et les personnes handicapées. Les personnes handicapées qui le désirent peuvent recevoir de l’assistance pour le processus de présélection et de sélection.



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