Secrétaire classe 1 – Direction des opérations

Location: Montréal, QC

Corporation d’urgences-santé
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Description du poste

Libellé de la convention

Personne qui assiste un ou des gestionnaires dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit des travaux de secrétariat pour une unité administrative et collabore aux activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle est responsable de l’organisation matérielle et informationnelle de réunions, convoque les participants et peut être appelée à y participer et à rédiger le procès-verbal. Elle veille à la qualité des textes, tant sur le plan de la langue que sur le plan de la forme, et assiste le personnel dans l’application des règles d’usage à l’égard de la mise en forme de documents et de l’utilisation des outils de bureautique. Elle doit posséder une bonne connaissance de méthodes et de la routine de bureau utilisé dans l’exercice de ses attributions.

 

Tâches et responsabilités

Sous l’autorité du chef de division, la personne titulaire du poste assure le soutien administratif et de secrétariat nécessaire à la direction des opérations. Elle collabore au déroulement des activités de gestion en assumant les tâches et suivis requis. Elle peut également assister des cadres, des professionnels ou une équipe de travail dans leurs fonctions administratives.

Plus spécifiquement, mais sans s’y limiter, les principaux défis sont de :

  • Tenir à jour l’agenda du chef de division, fixer les rendez-vous, préparer les documents requis;
  • Définir des méthodes de travail propres à l’organisation de son service afin d’alléger la charge de travail de chacun(e);
  • Rédiger ou reproduire, sur traitement de texte, des lettres, notes de service et documents à partir de notes ou directives, les corriger au besoin et assurer l’impression ou la numérisation;
  • Effectuer diverses opérations de soutien administratif telles que : saisie et compilation des données, préparation de tableaux, chiffriers ou graphiques, préparation de requêtes administratives internes, codification, suivis des dossiers d’employés, télécopie et photocopie, affichage de postes, de notes et mémos;
  • Recevoir les appels téléphoniques de son service, fournir les renseignements d’usage, prendre les messages et les transmettre;
  • Classer, archiver ou disposer selon les procédures établies, les documents, dossiers et photocopies ;
  • Convoquer les réunions d’équipe, y assister et tenir à jour les comptes rendus;
  • Assurer le suivi et la progression des dossiers qui lui sont confiés;
  • Apporter un suivi pour toute question concernant les dossiers en cours.

Prérequis

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat d’une école reconnue par le ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur ;
  • Un minimum de deux (2) ans d’expérience de travail de bureau ;
  • Excellente maîtrise de la langue française (à l’oral et à l’écrit) ;
  • Maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Visio, etc.);
  • Rapidité au clavier 40 mots/minute;
  • Capacité à rédiger des procès-verbaux et des comptes rendus de réunions;
  • Sens de l’organisation et de la minutie (multitâches);
  • Discernement et gestion des priorités;
  • Bon jugement et sens de la confidentialité;
  • Excellente approche client et entregent;
  • Autonomie et sens de la débrouillardise;
  • Capacité à travailler sous pression et bonne gestion du stress ;
  • Réussir le test relié à la tâche.

 

Conditions de travail et rémunération

  • Un horaire de travail de 35 heures par semaine;
  • Treize (13) congés fériés payés par année;
  • 9,6 jours de congés-maladie s’accumulant annuellement, le solde non pris étant payable en décembre;
  • Vingt (20) jours de vacances après un an travaillé, en fonction de la période de référence commençant le 1er mai de l’année;
  • Une cotisation au Régime de retraite des employés du gouvernement et des organismes publics (RREGOP);
  • Des régimes d’assurance vie, d’assurance maladie et d’assurance salaire.

Rémunération : Entre 24,28 $ et 26,58 $ de l’heure selon l’expérience

Note
Pour poser votre candidature, vous devez nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 10 janvier 2019, en spécifiant le titre du présent affichage via le formulaire de Secrétaire-inc.

La Corporation d’urgences-santé applique un programme d’accès à l’égalité et invite les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature. Soyez assuré que nous traiterons cette information en toute confidentialité. Pour un diplôme obtenu hors Québec, nous exigeons l’évaluation comparative des études émises par le ministère de l’Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. De plus, nous considérons aussi les expériences acquises hors Québec. Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour le processus de présélection.



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