Secrétaire de direction

Location: Montréal, QC

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 75 000 membres et 16 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

L’OIIQ recherche un ou une :

Secrétaire de direction

Direction, Optimisation et performance

(Poste permanent – temps complet)

Rôle

Sous la responsabilité de la directrice, Optimisation et performance, la personne titulaire de ce poste soutient administrativement les activités de la direction par l’utilisation des notions de bureautique dédiées entre autres à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu’à la logistique de rencontres et d’événements. Elle coordonne ces activités courantes en participant notamment à l’élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership des façons de faire et en maximisant leur efficacité. De façon plus spécifique, elle assiste la directrice ainsi que les membres de son équipe par la coordination des activités de secrétariat de la direction.

Responsabilités

Assurer la gestion des communications par :

  • Téléphone : répondre aux appels, prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence, filtrer les appels et les acheminer à la personne concernée;
  • Courrier électronique : recevoir, répondre à certaines demandes relevant de sa compétence et acheminer les autres demandes ou messages à la personne concernée;
  • Courrier régulier interne et externe : dépouiller le courrier, répondre à certaines missives relevant de sa compétence et distribuer le courrier à la personne concernée.

Effectuer la gestion des agendas :

  • De la directrice : prendre, déplacer et confirmer des rendez-vous, réunions et conférences; assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours; établir les itinéraires de voyages d’affaires et faire les réservations de transport, d’hébergement et de restauration;
  • De la direction : assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.

Assurer la gestion des dossiers :

  • Participer à la préparation, à la réalisation et au suivi des dossiers;
  • Recevoir, présenter et acheminer toutes les requêtes après consultation auprès de la directrice.

Assumer la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif de la direction :

  • Organiser l’ensemble des activités relatives aux rencontres internes/externes (convocation, préparation de documents, envoi de documents, réservation de salles et d’équipements pertinents et autres selon les besoins) de la direction et de certains comités;
  • Assister aux réunions, au besoin;
  • Préparer, rédiger, à partir de brouillons ou de textes, toute correspondance, documentation et présentation, ainsi que tout formulaire ou autre, et voir à leur mise en page;
  • Effectuer la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe et syntaxe);
  • Participer à l’élaboration des procédures en lien avec les activités de la direction et les tenir à jour;
  • Compiler des données variées, les mettre à jour et produire les rapports statistiques en utilisant les logiciels appropriés;
  • Mettre en page des rapports et des présentations incluant textes, tableaux, graphiques et animations;
  • Préparer des documents avec un chiffrier électronique selon les indications de la directrice ou d’un membre de l’équipe;
  • Préparer les demandes d’avance de chèques et d’engagement de dépenses et faire le suivi des demandes de jetons de présence et de remboursement des dépenses;
  • Procéder à la classification des dossiers et de la documentation et la maintenir, tant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction.
  • Préparer les prévisions budgétaires et faire le suivi du budget, en collaboration avec la directrice;
  • Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences minimales

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou techniques de bureau et certificat universitaire pertinent à l’emploi. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux années d’expérience pertinentes à l’emploi;
  • Expérience pertinente d’au moins cinq ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à celle qui est exigée;
  • Bilinguisme essentiel (français et anglais);
  • Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles;
  • Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide;
  • Maîtrise de la suite MS Office : Excel (avancé), Word (avancé), PowerPoint (intermédiaire) et Outlook (intermédiaire);
  • Maîtrise du logiciel VISIO (avancé);
  • Habiletés supérieures en informatique.

Compétences et caractéristiques recherchées

  • Aptitude à gérer l’incertitude et l’ambiguïté;
  • Capacité de faire preuve d’intégrité et de rigueur;
  • Aptitude à gérer les priorités;
  • Aptitude à gérer son temps;
  • Autonomie et esprit d’initiative;
  • Grande capacité d’adaptation;
  • Habiletés de résolution de problèmes;
  • Sens de l’organisation;
  • Facilité à travailler en équipe;
  • Souci de la qualité;
  • Habiletés supérieures de communication interpersonnelle.

Avantages

L’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 60 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 13 septembre 2018 à 17 h.

 

 



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