Secrétaire de direction

Location: Montréal, QC

École de technologie supérieure
Montréal, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Numéro d’affichage: 18-19/090E

Catégorie d’emploi: Bureau

Statut de l’emploi: Régulier

Classe / Salaire: 6 / 24,45$ à 31,75$

Service: Bureau du recrutement étudiant et de la coordination internationale

Durée et Horaire: 35 heures par semaine, du lundi au vendredi

Début du mandat: Dès que possible

Date limite pour postuler: Le 27 février à 17 h

Qui sommes-nous?

L’École de technologie supérieure, un établissement de l’Université du Québec, offre des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie.

Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-L’Allier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages : jusqu’à 21 jours de vacances, horaire de 4 jours l’été, accès à un tarif préférentiel à son centre sportif situé sur le campus ou sur place, programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l’abonnement annuel), stationnement pour auto et vélo à prix compétitif, accès aux différentes ententes corporatives de l’École, CPE sur place, et bien d’autres avantages.

Description de l’emploi

Assiste sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat dans l’accomplissement de son mandat en participant aux opérations reliées à la gestion du service. En l’absence de sa supérieure ou de son supérieur, voit au maintien et au suivi de certaines opérations et assure la bonne marche du bureau.

  • Accueille les candidats potentiels, les futurs étudiants, les étudiants étrangers, les étudiants de l’ÉTS, ainsi que les délégations internationales à la réception du service.
  • Assure un service à la clientèle bilingue auprès des demandeurs d’information et des partenaires tant à l’oral qu’à l’écrit.  Reçoit et redirige les demandes d’information (demandes de rendez-vous en personne, appels téléphoniques, courriels, demandes d’information via le web, etc.).
  • Fait le suivi serré du budget substantiel et complexe de l’unité administrative. Enregistre les dépenses effectuées et fait, sur demande, un rapport des états de compte. Compare les écritures comptables avec les pièces justificatives à la réception périodique des relevés budgétaires. Relève les erreurs et avise le personnel concerné.
  • Effectue la vérification des demandes de paiement, en assure la signature par la directrice et l’acheminement au Service des finances.
  • A la responsabilité de fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et des pratiques en vigueur dans son secteur et règle certains problèmes relevant de sa compétence. À partir de recherches dans la documentation ou auprès de différentes intervenantes et de différents intervenants fournit et obtient l’information sur des sujets variés et complexes.
  • Collabore à la bonne marche de son secteur en colligeant l’information, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur.
  • Effectue le suivi des décisions prises par sa supérieure immédiate ou son supérieur immédiat et prend les mesures appropriées afin d’en assurer la réalisation.
  • Effectue le suivi des heures travaillées, des vacances, des congés de maladie et autres absences des membres de l’équipe.
  • Soutient les différents pôles du service en logistique événementielle (traiteur, audio-visuel, réservation de salles, etc.).
  • Organise des réunions en faisant les convocations, les réservations de salles et la préparation du matériel et des documents nécessaires.
  • Participe à la planification et à l’organisation matérielle d’activités spéciales telles que les portes ouvertes, ainsi qu’à l’accueil de délégations académiques internationales.
  • Tient à jour les dossiers du personnel et prépare les documents requis lors des affichages, des engagements, des promotions, des nominations, des affectations, des congés sabbatiques, des absences, etc. Veille au respect des échéanciers et des directives à ce sujet.
  • Recueille les points d’agenda et effectue la prise de notes et le suivi lors de certaines réunions administratives et de projets importants/récurrents du service.
  • Effectue la mise en page des documents en format PowerPoint pour soutenir les efforts de recrutement et de mobilité du service.
  • Effectue des publipostages et autres tâches reliées à l’utilisation de Microsoft Outlook.
  • Prend les dispositions relatives à l’agenda de sa supérieure immédiate ou de son supérieur immédiat. À cette fin, prend et fixe les rendez-vous, les lui rappelle et organise des rencontres selon les priorités. Peut réaménager l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus et s’assure de la présence de sa supérieure immédiate ou de son supérieur immédiat à ses différents rendez-vous.
  • Assure la cueillette, l’envoi et la distribution du courrier interne et externe.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

Profil recherché

Scolarité: Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.

Expérience: Quatre (4) ans d’expérience pertinente.

Autres:

  • Intérêt marqué pour le domaine du marketing en général;
  • Compétences démontrées pour les finances/la gestion budgétaire;
  • Connaissance des logiciels de traitement de texte de type Word et de chiffriers électroniques de type Excel et Google Sheet;
  • Maîtrise de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit (niveau avancé exigé);
  • Affinités pour le soutien événementiel (réservations, commandes et suivi serré : audio/visuel, traiteur, prise de présences aux événements, matériel promotionnel, etc.);
  • Dynamisme, enthousiasme et facilité pour les relations interpersonnelles (accueil des étudiants étrangers et des délégations internationales);
  • Disponibilité hors de la semaine normale de travail quelques fois dans l’année (journées pré-départ des étudiants en échange, Portes ouvertes, etc.).

Prendre note que les candidat(e)s retenu(e)s seront invité(e)s à passer un test sur la maîtrise des deux langues officielles.

Étiqueté sous : Word, bilingue; agenda; organisation; gestion budgétaire; intérêt marketing; soutien évènements; excel, maîtrise français, maîtrise anglais



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