Service à la clientèle, coordinateur.rice administration

GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc. https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2022/05/IMMEUBLES-RYTHME-Inc-SI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc.
Montréal, QC

GESTION T.O.R. Inc. / IMMEUBLES RYTHME Inc. est une entreprise de gestion immobilière commerciale, dans le centre-ville de Montréal et recherche un(e) secrétaire pour assurer le service à la clientèle, coordinatrice administration pour compléter leur équipe afin de gérer un portfolio immobilière commerciale d’environ 700,000 pieds carrés.

Vos responsabilités :

Accueil :

  • Accueillir les visiteurs et prévenir l’intéressé du rendez-vous
  • Réceptionner et filtrer les appels et emails des interlocuteurs (prospects, locataires, fournisseurs, employés…), les synthétiser, les transmettre et les suivre
  • Préparation et envoie des courriels
  • Gestion des courriers et courriels entrants de sortants
  • Garantir une trace de tous les échanges entre la société et les intervenants internes et/ou externes

Administration

  • Organiser, stocker les documents et maintenir un classement physique et informatique des dossiers des locataires, fournisseurs et autres…
  • Recevoir, enregistrer et transmettre les demandes des locataires et en assurer le suivi
  • Rédiger et suivre les demandes de travaux des locataires
  • Rédaction, envoie et suivi des PO avec les fournisseurs
  • Rédaction et envoi de nos besoins aux fournisseurs et synthétiser les offres reçues
  • Tenir à jour le journal d’achats et transmission des dossiers de payables à la comptabilité
  • Tenir les stocks de fournitures à jour et veiller à sa bonne gestion

Support

  • Responsable de la bonne présentation des locaux administratifs, de l’accueil, la salle de réunion…
  • Responsable de la préparation de la salle de réunion avant les rendez-vous
  • Véhicule une excellente image de la société

Nous offrons en plus :

  • Emploi permanent
  • Équipe jeune et dynamique
  • Stationnement gratuit

Votre profil

  • Excellente présentation
  • Excellente capacité de communication et contact
  • Sens du service et adaptabilité
  • Excellente capacité d’organisation et résistance au stress

Vos connaissances

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou techniques de bureautique (atout).
  • Bilingue anglais/français
  • Maitrise du MS Office
  • Expérience de 5 ans réussie à un poste similaire

Type d’emploi :

  • Temps plein
  • Permanent
  • Lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 (37.5h/semaine)
  • Paie par quinzaine
  • Salaire : à partir de 21$/heure

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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