Adjoint(e) administratif(-ive)

Location: Montréal, QC

Gestion Providentia
Montréal, QC
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

Salaire horaire : Grade 9 – débutant à 23,95 $ – 7 échelons

Poste à temps partiel : 20-25 heures/semaine

Horaire : Lundi au vendredi de 8h00 à 12h00

Lieu de travail : Vieux-Montréal – 138, rue Saint-Pierre

Description générale

Personne qui sous la responsabilité du directeur des opérations, assiste différentes équipes de travail dans leurs fonctions administratives. Elle accomplit un ensemble de travaux administratifs selon des directives précises et des méthodes et procédures complexes établies ou qu’elle modifie, selon les besoins. Elle exerce, de façon principale et habituelle, des attributions relatives au secrétariat et au traitement de dossiers nécessitant des connaissances spécifiques. Elle peut exécuter toute autre tâche connexe et inhérente au travail général de bureau.

Rôle et responsabilités

  • Révise, transcrit, rédige et traduit des documents variés selon les demandes émanant principalement de la clientèle, notamment les Sœurs Grises de Montréal et de Gestion Providentia, assure le suivi des communications et voit à la circulation des documents
  • Prépare des documents qui requièrent un assemblage infographie (insertion d’images, de tableaux, etc.)
  • Rédige certaines pièces de correspondance et en dispose selon les modalités établies
  • Prépare et envoie des documents lors du décès des membres des congrégations, soit: avis de décès, notices biographiques, inscription dans différents registres
  • Collige différentes informations relatives à des dossiers spécifiques et personnels des membres des congrégations
  • Voit aux préparatifs de certaines activités ou événements spéciaux
  • Prépare les documents des divers comités et rédige le compte-rendu des réunions, lorsque requis
  • Gère les demandes d’information des différents sites web
  • Répond aux demandes d’informations relevant de sa compétence
  • Organise et assure le suivi des communications téléphoniques ou des vidéoconférences
  • Assure la reproduction des documents requis dans les délais prescrits
  • Maintient un système de classement et de conservation des documents informatiques relatifs aux travaux et dossiers de différents services
  • Assure l’application des règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers
  • Effectue du travail général de bureau selon les besoins des différents services
  • Effectue tout autre travail connexe demandé par son supérieur immédiat.

Profil des compétences recherchées

  • Capacité à prioriser les demandes selon les urgences
  • Capacité d’organisation du travail et d’adaptation
  • Habileté dans les relations interpersonnelles
  • Capacité de communiquer clairement et efficacement
  • Dynamisme
  • Discrétion
  • Collaboration.

Formation requise

  • Diplôme de fin d’études secondaires (DES) / DEP en secrétariat ou bureautique
  • Minimum de 5 années d’expérience dans des fonctions similaires
  • Maîtrise du français et de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit; portugais du Brésil, un atout
  • Excellente maîtrise de la Suite Microsoft

Divers
Tenue vestimentaire convenable.

Prière de faire parvenir votre curriculum vitae avant le 22 octobre à 12h00 à l’attention de Jean-François Houle en cliquant sur postuler.

Gestion Providentia communiquera avec les candidatures retenues pour une entrevue de sélection (environ une heure) et pour passer différents tests (1 heure).



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