Secrétaire

Location: Montréal, QC

Comité des organismes accréditeurs en médiation familiale (COAMF)
Montréal, QC
À temps partiel
Les candidatures sont actuellement fermées.

Le COAMF est actuellement à la recherche d’une personne qui saura assumer le rôle de secrétaire pour répondre à tous les besoins de secrétariat liés à l’ensemble de ses activités.

Description du poste :

Sous la direction de la présidence du COAMF, le ou la secrétaire exécute diverses tâches de secrétariat ainsi que certaines tâches administratives afin d’assurer la vie associative de l’organisme.

Tâches principales :  

  • Participer aux réunions régulières et spéciales du comité et de son exécutif, incluant le lac-à-l’épaule, afin d’y prendre les notes de réunion, sous la supervision du comité exécutif.
  • Rédiger, mettre en page et corriger les ordres du jour de toutes les réunions (incluant le CE) et procéder à l’envoi des convocations de réunions et des documents relatifs aux réunions, à la demande de la présidence.
  • Rédiger, relire et corriger les procès-verbaux et comptes rendus de réunions régulières du comité, de l’assemblée générale annuelle et du lac-à-l’épaule annuel.
  • Faire les suivis prévus au procès-verbaux, lorsque ceux-ci relèvent du secrétariat.
  • Rédiger, corriger et mettre en page le rapport annuel, à partir des procès-verbaux.
  • Mettre à jour et organiser le registre des décisions prises par le comité aviseur sur le Google Drive afin d’en faciliter l’utilisation par les membres.
  • Faire une mise à jour constante de la liste des membres délégués (liste de diffusion courriel).
  • Procéder à la réservation de locaux pour la tenue des réunion ainsi qu’à l’organisation logistique de celles-ci (repas, etc.)
  • Envoyer les factures des cotisations annuelles aux ordres professionnels ainsi que les comptes à payer à la trésorière.
  • Assurer le suivi des factures et préparation des dépôts et assurer certaines tâches liées à la gestion financière sous la supervision de la trésorière.
  • Mettre à jour des sections pertinentes du site Web, sur instructions de la présidence.
  • Édition régulière du site Web selon les activités (ajout de nouveaux documents, mises à jour, etc.)
  • Organiser le lac-à-l’épaule annuel (signature du contrat avec l’hôtel, coordination avant l’évènement, logistique).
  • Corriger et mettre en page la correspondance courante du comité à la demande de la présidence (ou autre membre du C.E.) et effectuer les suivis appropriés.
  • Entretenir des échanges avec différents partenaires et fournisseurs avec lesquels il peut partager certaines activités.
  • Gérer le Google Drive et le compte courriel du COAMF.

Cette description n’est pas limitative. Elle contient les principales tâches à accomplir. La personne peut être appelée à s’acquitter de toutes autres tâches connexes demandées et l’horaire peut être variable d’une semaine à l’autre.

Qualifications :

  • Formation : DEP en secrétariat, un atout
  • Expérience de travail pertinente au poste: Une année et plus

Qualités générales :

  • Maîtrise du français parlé et écrit
  • Bonne connaissance de la suite Office
  • Sens de l’organisation
  • Autonomie et sens de jugement
  • Capacité d’apprentissage de nouveaux outils de travail
  • Polyvalence
  • Engagement, flexibilité
  • Connaissances en matière de gestion d’un site web, un atout.

Conditions:

Les tâches sont évaluées en moyenne à 30 heures par mois, incluant la présence aux réunions.
Possibilité de travailler à distance à partir de son propre matériel informatique.

La secrétaire doit être présente en personne minimalement aux deux journées annuelles de concertation (lac-à-l’épaule) du COAMF se tenant habituellement au mois de juin.

La présence est également souhaitable aux quatre réunions régulières, qui se tiennent généralement à Montréal, pour procéder à la rédaction de leur compte-rendu.

Salaire: À discuter.

Date d’entrée en fonction: Dès que possible, avant le prochain lac-à-l’épaule en juin 2019.

Contact: Toute personne intéressée par ce poste doit faire parvenir son curriculum vitae en cliquant sur postuler au plus tard le 8 avril 2019.

Nous remercions à l’avance tous les candidats qui manifestent leur intérêt.Veuillez noter que seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées le 12 avril pour une entrevue le le 30 avril en après-midi. Les candidats doivent être libre pour une entrevue à Montréal ou Longueuil.

Étiqueté sous : administration, temps partiel, osbl, travail à la maison, adjointe virtuelle



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