Adjoint(e) exécutif(-ive)

Location: Montréal, QC

Ordre des infirmières et infirmiers du Québec
Montréal, QC
Temporaire
Les candidatures sont actuellement fermées.

L’Ordre des infirmières et infirmiers du Québec (OIIQ), avec ses quelque 75 000 membres et 16 000 étudiants, est le plus grand ordre professionnel dans le domaine de la santé au Québec. Guidé par ses valeurs de gouvernance que sont la confiance, la bienveillance, le respect et l’équité, l’OIIQ a pour mission d’assurer la protection du public par et avec les infirmières et infirmiers, tout en veillant à l’amélioration de la santé des Québécois. Acteur clé du monde de la santé, l’OIIQ est une organisation innovante qui guide les pratiques et l’évolution de la profession infirmière. Il a à cœur de façonner les soins infirmiers qui répondront aux besoins d’aujourd’hui et de demain.

L’OIIQ recherche un ou une :

Adjointe exécutive, Adjoint exécutif

Direction Générale

(Poste temporaire – Temps plein)

Rôle

Relevant de la directrice générale, l’adjointe exécutive est appelée à assurer le bon fonctionnement de la Direction générale. Elle assiste et soutient la directrice générale dans l’exercice de ses fonctions, en effectuant un travail de coordination et de suivi des dossiers.

Responsabilités

  • Coordonner et planifier les rencontres à l’agenda de la directrice générale.
  • Agir à titre de personne ressource en assurant un lien étroit avec les autres directions.
  • Planifier les budgets annuels et prévisions triennales et en assurer le suivi.
  • Produire les comptes de dépenses de la directrice générale.
  • Traiter les factures de la direction.
  • Organiser les comités de direction : planification annuelle, collecte des sujets, préparation des ordres du jour, réunir la documentation, prendre les notes, rédiger les comptes-rendus et faire les suivis.
  • Organiser les activités de consolidation de l’équipe de direction.
  • Organiser les déplacements.
  • Compléter les feuilles de temps pour le traitement de la paie.
  • Rédiger, mettre en page et mettre à jour des documents et produire des présentations.
  • Créer des tableaux de bord et en faire le suivi.
  • Prendre connaissance du courrier et le trier en fonction des priorités.
  • Veiller à réunir les documents de réunion.
  • Effectuer un travail de coordination et de suivi des demandes diverses adressées à la direction.
  •  Faire des recherches et fournir des informations.
  • Recevoir et diriger les demandes de renseignements vers les directions concernées.
  • Organiser et tenir à jour le système de classement de dossiers physiques et électroniques.
  • Tenir à jour et effectuer le suivi de la correspondance de la directrice générale.
  • Tenir à jour et effectuer le suivi des questions touchant l’accès à l’information.
  • Tenir à jour et effectuer le suivi des rapports d’investigation du coroner.
  • S’assurer du respect de la confidentialité des dossiers.
  •  S’assurer du respect des délais du rigueur.
  • Participer à des projets spéciaux sur demande.
  • Effectuer toutes autres tâches connexes.

Une grande partie du travail consiste à épauler la directrice générale dans ses activités de gestionnaire de l’OIIQ auprès des intervenants du système professionnel ainsi que des autres parties prenantes. L’adjointe exécutive s’assure de créer et de maintenir d’excellentes relations avec tous afin de faciliter les rapports professionnels.

Exigences minimales

  • DEC en secrétariat ou technique de bureau et un certificat universitaire pertinent à l’emploi.  Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi.
  • Minimum de 7 ans d’expérience acquis idéalement auprès d’un membre de la haute direction.
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • Bonne connaissance de l’anglais parlé et écrit.
  • Maîtrise des logiciels de la suite MS Office (Word, PowerPoint, Outlook et Excel) et connaissance de Office 365.

Compétences et caractéristiques requises

  • Niveau d’autonomie supérieur et un sens de l’organisation développé.
  • Capacité élevée d’établir des priorités et de planifier.
  • Souci élevé de la qualité, tact et diplomatie.
  • Grand sens de l’éthique et du respect des règles de confidentialité.
  • Capacité à travailler sous pression et dans un environnement en changement continu tout en produisant un travail de qualité.
  • Facilité à communiquer avec les différents paliers de direction.

Avantages

En faisant carrière à l’Ordre, vous profiterez d’une foule d’avantages : un régime de retraite à prestations déterminées, plusieurs congés favorisant la conciliation travail-vie personnelle, un programme prévoyant le remboursement de frais de scolarité et de formation, des activités sociales favorisant les échanges entre les employés, ainsi que des tarifs préférentiels auprès de nombreux partenaires. De plus, l’Ordre est installé au cœur du Technopôle Angus, dans un édifice certifié LEED inauguré en 2014 et offrant un design innovateur, une abondance de lumière naturelle, des aires de repos aménagées et des salles intégrant les dernières technologies. Le Technopôle Angus est un quartier d’affaires et un milieu de vie en plein essor au cœur de Montréal : à la fois projet de revitalisation urbaine et laboratoire « grandeur nature » de développement durable, il accueille déjà 56 entreprises, quelque 2 500 travailleurs et une foule de services pour les besoins du quotidien.

Mise en candidature

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation en cliquant sur postuler au plus tard le 18 Juillet 2019 à 17 h.



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