Agent.e de soutien administratif, classe principale – Formation continue (remplacement)

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Location: Quebec Montreal CA

Collège de Rosemont
Montréal, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

Numéro de concours : 2021-2022S69-2
Statut de l’emploi : Remplacement temps complet
Horaire de travail : 35 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30
Durée d’emploi : Au plus tard jusqu’au retour du titulaire du poste
Entrée en fonction prévue : Dès que possible
Échelle salariale : 23,12$ – 28,31$
Date et heure de fin de l’affichage externe : 12 mai 2022 à 16h30

Description du poste

La Formation continue du Collège de Rosemont offre aux adultes des programmes de jour et de soir, en présentiel ou en classe virtuelle.

Votre rôle à titre d’Agent.e de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d’un ensemble de travaux administratifs. Vous serez également affecté à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Vos principaux défis

  • Procéder à l’envoi des demandes d’affichages de charges de cours à la direction des Ressources humaines et des Affaires corporatives et faire le suivi des résultats en concertation avec la direction
  • Préparer les contrats d’engagement des enseignants, des formateurs et consultants
  • Faire le suivi de la facturation et des paiements pour les contrats et ententes avec les fournisseurs et partenaires
  • Faire le suivi des ententes et des contrats de service
  • Préparer les demandes d’achats (réquisitions, bons de commande) du service.
  • Collaborer au suivi budgétaire du service
  • Produire différents scénarios de découpages de formations et s’assurer de l’implantation, de la diffusion et de la mise à jour du découpage retenu
  • Produire, diffuser et mettre à jour l’horaire des formations
  • Réaliser différentes inscriptions et suivis dans les systèmes d’information
  • Assurer la mise à jour des guides et procédures du service
  • Mettre à jour le plan de recrutement et de promotion du service et assurer le suivi des actions retenues
  • Collaborer à la vérification des effectifs au moment du gel
  • Assurer la bonne gestion des dossiers avec SharePoint
  • Effectuer l’affichage des dossiers
  • Soutenir l’équipe de la formation continue dans les divers enjeux et défis ponctuels

Exigences

  • Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée
  • Détenir six (6) années d’expérience pertinente à l’emploi
  • Bonne maîtrise de Word et Excel
  • Très bonne maîtrise du français oral et écrit
  • Aisance avec les chiffres et le suivi budgétaire
  • Capacité démontrée à rédiger des procédures
  • Capacité à travailler en équipe
  • Capacité à travailler sous pression et à gérer le stress
  • Habileté à gérer les priorités

Conditions de travail

Faire partie de la communauté du Collège de Rosemont c’est bénéficier de…

  • 4 semaines de vacances offertes après une année de service
  • 7 journées maladie et 13 jours fériés
  • Congés entre Noël et le jour de l’an (fermeture du Collège)
  • Régime de retraite avantageux (RREGOP) et Régime d’assurances collectives
  • Programme d’aide aux employés
  • Programme de télétravail pour les postes admissibles
  • Coopérative de solidarité santé et clinique-école d’acupuncture

C’est aussi intégrer un milieu soucieux de l’environnement et de l’écocitoyenneté

  • Jardin collectif et différents comités pour s’impliquer dans la communauté
  • Programme de compostage et programme de réduction des objets à usage unique
  • Coop avec des produits écologiques réutilisables
  • Pistes cyclables à proximité, stations de Bixi sur le terrain du Collège

Programme d’accès à l’égalité en emploi
Le Collège de Rosemont souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les Autochtones à présenter leur candidature.

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