Agent(e) de secrétariat

École de technologie supérieure https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2019/01/ets.jpg

Location: Quebec Montreal CA

École de technologie supérieure
Montréal, QC
Temporaire
  • J 09, AM
  • Prend fin le : 22 Sep. 2020

    Qui sommes-nous ?

    L’École de technologie supérieure est un établissement de l’Université du Québec offrant des programmes de baccalauréat, maîtrise et doctorat en génie. Située dans Griffintown, à la jonction du Vieux-Montréal et du centre-ville, à distance de marche du métro et des gares Lucien-Lallier et Bonaventure, l’ÉTS offre, outre un salaire compétitif et un généreux fonds de pension, plusieurs avantages :

    • Assurances collectives;
    • Jusqu’à 21 jours de vacances par an;
    • Horaire de 4 jours l’été;
    • Accès privilégié à son centre sportif situé sur le campus ou sur place;
    • Programme incitatif de transport en commun (rabais équivalent à 3 mois sur l’abonnement annuel);
    • Stationnement pour auto et vélo à prix compétitif;
    • Accès aux différentes ententes corporatives de l’École;
    • CPE sur place, et bien d’autres avantages.

    Vous souhaitez avoir une carrière stimulante et diversifiée en secrétariat ? Joignez-vous à nous. L’ÉTS met en place un projet pilote d’équipe volante en secrétariat. Ces postes sont créés afin de combler les besoins de remplacement ponctuel de postes. Au terme de ce projet l’École pourrait afficher un poste régulier d’agent(e) de secrétariat et le, ou la, titulaire des postes d’agent(e) de secrétariat volante sera privilégié(e).

    La durée d’une semaine de travail sera de 35 heures. L’horaire de travail du personnel de l’équipe volante pourra varier d’une assignation à une autre et le titulaire devra respecter l’horaire du poste qu’il remplace. L’horaire des personnes salariées de l’équipe volante pourrait ainsi fluctuer entre 7 h 30 et 18 h 30, et ce sans être admissible à l’horaire variable.

    Votre rôle

    Effectue des mandats de courte durée dans les unités administratives sur différents postes de la catégorie Bureau. Assiste la supérieure ou le supérieur immédiat en effectuant diverses tâches de gestion selon le mandat notamment, de gestion, d’administration, de coordination, de planification et de contrôle des activités de son unité, de la gestion des dossiers étudiants, du service à la clientèle, de la compilation de données, de la production de documents et du suivi de dossiers.

    Plus spécifiquement, le ou la titulaire:

    • Saisit et transcrit, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte, de données ou autre logiciel de même nature, divers documents tels que lettres, rapports, examens, plans de cours, notes de cours, demandes de subvention, tableaux statistiques, formulaires administratifs, listes. Effectue la mise en page de documents et en vérifie l’orthographe et la grammaire. Rédige de la correspondance relative à son travail.
    • Collabore à l’organisation d’activités administratives ou scolaires telles que des suivis d’opérations budgétaires, d’ententes contractuelles, de gestion matérielle, de logistique, d’organisation des programmes d’études, de planification et préparation d’horaires, d’organisation d’événements de son unité.
    • Assure un lien étroit de fonctionnement avec des partenaires, d’autres services, unités administratives, secteurs d’activités ou d’autres intervenants internes et externes; effectue le suivi nécessaire incluant l’agenda du gestionnaire et collabore pour résoudre les problèmes particuliers relevant de son champ d’activités.
    • Effectue des tâches relatives à la gestion des dossiers étudiants, assure le suivi de leur cheminement académique, le tout conformément à la réglementation en vigueur et aux directives arrêtées par les autorités compétentes. Réfère les cas particuliers à la personne responsable lorsque requis.
    • Accueille la clientèle de l’unité administrative en présence, au téléphone ou par messagerie électronique, leur transmet divers renseignements tels que les programmes d’études offerts, les règlements et activités pédagogiques, certains aspects du dossier étudiant en prenant soin de respecter l’aspect confidentiel de celui-ci, les services offerts, effectue les recherches nécessaires, répond à leurs questions, fait compléter des formulaires, les réfère à la personne concernée, prépare et met les marchandises selon les réquisitions.
    • Rédige et prépare différents documents tels que correspondance, notes de service, courriels, lettres, rapports, formulaires administratifs, contrats, documents d’achats et en vérifie la conformité.
    • Fait la saisie, la correction et la compilation des données et d’informations dans un système, tient à jour des dossiers.
    • Traite des informations provenant de différentes bases de données, prépare différents rapports, listes et statistiques.
    • Prépare des horaires, des calendriers d’activités en fonction du calendrier universitaire, des besoins de son unité administrative, réserve des locaux, invite les participants.
    • Participe à la planification, la préparation et la diffusion des horaires applicables à son secteur.
    • S’assure du respect des règles et procédures reliées à son travail.
    • Identifie les problèmes de fonctionnement du système utilisé, apporte ou suggère des modifications pour y remédier ou l’améliorer.
    • Classe et range de la documentation, applique la procédure d’archivage.
    • Peut effectuer des prêts d’équipement audiovisuel et en expliquer le fonctionnement.

    Avez-vous ce qu’il faut pour relever le défi ?

    • Diplômes d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou scolarité équivalente.
    • Trois (3) à cinq (5) ans d’expérience pertinente.
    • Maîtrise des logiciels de traitement de texte et de données.
    • Compte tenu des diverses affectations confiées, possède une bonne capacité d’adaptation et d’apprentissage.
    • Fait preuve d’autonomie et de débrouillardise dans son travail.

    Catégorie d’emploi: Bureau

    Statut de l’emploi: Besoin à l’essai – 12 mois

    Numéro d’affichage: 20-21/076

    Classe / Salaire: 24,94 $ à 33,04 $ (Classe 6)

    Service: Service des ressources humaines

    Durée et Horaire: 35 h / semaine, du lundi au vendredi

    Début du mandat: Dès que possible

    Date limite pour postuler: 23 septembre 2020

    Attention! Très important!
    Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

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