Secrétaire

Fédération autonome de l’enseignement https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2022/03/Federation-autonome-de-lenseignement-DI.jpg

Location: Quebec Montreal CA

Fédération autonome de l’enseignement
Montréal, QC

Mandat

Relevant de la direction de l’administration et des ressources humaines, la ou le secrétaire exerce les fonctions suivantes :

  • Gérer et tenir à jour le calendrier du service et prendre les dispositions s’y rattachant;
  • Produire des rapports et des statistiques en répondant à des requêtes spécifiques;
  • Rédiger, transcrire/modifier des lettres, des conventions, des procédures, rapports ou autres documents dictés ou manuscrits;
  • Au besoin, assister à divers comités et effectuer la prise de notes (verbatim);
  • Effectuer la mise en page des documents et effectuer la relecture en vérifier l’orthographe et la syntaxe;
  • Procéder, selon les besoins, aux avis de convocation, à la réservation et à la préparation de salles, à la réservation de chambres, aux libérations syndicales, à la préparation des documents, etc.;
  • Effectuer différentes tâches courantes telles que les photocopies, l’assemblage et la distribution de documents, l’adressage et l’expédition du courrier, l’envoi de télécopies, etc.;
  • Assurer le classement selon le code d’archivage et effectuer la mise à jour régulière des dossiers et des fichiers informatiques de son secteur d’activités;
  • Collaborer à la bonne marche de son secteur d’activités en colligeant de l’information à l’aide de logiciels, en présentant sous les formes appropriées les données relatives à son domaine et en suggérant des modifications susceptibles d’améliorer le fonctionnement des activités de son secteur;
  • Collaborer avec les autres secrétaires, au besoin;
  • Agir à titre de personne ressource auprès de la personne remplaçante en l’absence de la réceptionniste : fonctionnement du système téléphonique, ouverture du courrier, envoies par S.O.S courrier ou par courrier recommandé, fonctionnement de la machine à affranchir, papeterie, imprimante, etc.;
  • Prendre les appels lorsque la réceptionniste est absente et qu’elle n’a pas été remplacée, au besoin;
  • Effectuer toutes autres tâches connexes en lien avec la fonction.

Profil de compétences

Compétences recherchées

Vous êtes reconnu pour votre efficacité, votre discrétion, votre sens des responsabilités et votre capacité à adapter vos services aux besoins de l’organisation. Votre sens de l’organisation et votre jugement vous permettent de prioriser les dossiers qui vous sont confiés et d’atteindre les objectifs fixés.

Vous collaborez activement et positivement avec les membres d’une équipe tout en faisant preuve d’autonomie et d’initiative.

Qualifications requises

  • Diplôme d’études professionnelles (DEP) ou diplôme d’études collégiales (DEC) en administration, en bureautique ou en secrétariat complété d’une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique ou toute autre combinaison de formation et d’expérience jugée équivalente;
  • Trois (3) à cinq (5) années d’expérience dans des fonctions similaires;
  • Posséder une bonne connaissance du domaine juridique du Québec;
  • Avoir une bonne connaissance des procédures, démarches juridiques et de la terminologie juridique;
  • Démontrer de grandes aptitudes pour le travail en équipe;
  • Avoir une grande capacité d’adaptation, d’organisation et de gestion des priorités ainsi qu’une bonne gestion du stress;
  • Flexibilité;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Souci du travail de qualité et respect des échéanciers;
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit;
  • Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
  • Connaissance du milieu syndical et/ou du milieu communautaire serait un atout.

Conditions de travail

  • Entrée en fonction: Dès que possible
  • Durée: Mandat temporaire d’une année avec possibilité de renouvellement
  • Échelle salariale: 45 735 $ à 62 366 $ annuellement, selon expérience

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