Technicien.ne en administration

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Location: Quebec Montreal CA

Bureau de coopération interuniversitaire
Montréal, QC
  • J 08, AM
  • Prend fin le : 22 Aug. 2022

    Le BCI est une organisation qui regroupe les établissements universitaires québécois. La mission du BCI est de favoriser les échanges entre les administrateurs universitaires autour de projets communs et de leur donner accès à des services en matière d’enseignement, de recherche et de gestion.

    Situé au centre-ville de Montréal, le BCI offre, outre un salaire compétitif, plusieurs avantages :

    • Programme de travail à distance axé sur le volontariat;
    • Vingt-trois jours de vacances après un an de service;
    • Horaire de quatre jours l’été;
    • Flexibilité d’horaire;
    • Congés payés entre Noël et le jour de l’An;
    • Assurances collectives;
    • Régime de retraite à prestations déterminées;
    • Programme de développement des compétences;
    • Programme d’aide aux employés.

    Le Sous-comité des bibliothèques (SCB) œuvre au sein du secteur des affaires académiques, de la recherche et de l’innovation du BCI. Il fédère la collaboration des bibliothèques universitaires du Québec (BUQ) en vue d’assurer la bonne marche de services, opérations et projets dont un programme collectif de négociation et d’achat de ressources documentaires, un service de prêt entre bibliothèques, une plateforme partagée de services pour les 18 bibliothèques universitaires québécoises ainsi que leur catalogue collectif, une interface de recherche, un programme de gestion des données de la recherche, de même qu’une plateforme de gestion et de diffusion de données géospatiales et de photographies aériennes.

    Sommaire de la fonction

    Relevant du gestionnaire des opérations du partenariat des BUQ, la personne retenue aura deux principaux mandats, soit d’apporter un soutien administratif à la personne responsable des achats en commun ainsi qu’assumer une partie du soutien administratif général de l’équipe de soutien des opérations du partenariat des BUQ quant à des activités de comptabilité, de classement, d’entrée de données, de suivis et de coordination d’activités variées reliées à des activités du sous-comité des bibliothèques.

    Tâches et responsabilités principales

    • Collecte et effectue la mise à jour d’informations diverses sur les ententes d’achats en commun sur différentes plateformes;
    • Communique aux bibliothèques les conditions d’utilisation résultant des contrats négociés;
    • Effectue certains suivis de facturation et tout au long du processus interne d’approbation;
    • Génère des statistiques et rapports variés;
    • Maintien à jour des documents de référence (processus d’affaires, documentation et procédures);
    • Classe différents documents imprimés ou électroniques;
    • Effectue certaines conciliations de comptes;
    • Analyse certaines opérations dans divers comptes de bilan, revenus et dépenses. Valide la bonne imputation des opérations et effectue les corrections au besoin;
    • Valide certaines transactions dans les systèmes financiers ou autres;
    •  Organise des réunions : convocations, réservations de salles et préparation des dossiers;
    • Prends des notes lors de certaines rencontres;
    • Effectue de l’entrée de données;
    •  Effectue les suivis de différents processus d’autorisation de dépenses en fonction des politiques internes et en respect des critères statué en lien avec la Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP);
    • Participe aux activités de contrôle de la qualité et d’audits, selon les besoins.

    La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par la personne occupant cette fonction.

    Exigences

    • Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques administratives, bureautique, comptabilité ou toute combinaison de scolarité et d’expérience jugée équivalente;
    • Expérience pertinente liée au domaine d’emploi;
    • Bonne capacité de rédaction;
    • Bon sens de l’initiative, de la planification et de l’organisation;
    • Habiletés dans les relations interpersonnelles et aptitude au travail en équipe;
    • Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office et d’Excel en particulier;
    • Capacité à effectuer certaines analyses en vue de produire des statistiques;
    • Habiletés en communication orale et écrite, en français et en anglais.

    Atouts

    • Connaissance du milieu universitaire et plus particulièrement du milieu des bibliothèques universitaires;
    • Techniques de la documentation

    Conditions d’emploi

    Entrée en fonction dès que possible, jusqu’au 31 mars 2023, avec de fortes possibilités de prolongation.

    Le salaire est déterminé en fonction de la scolarité et de l’expérience.

    Les services du candidat ou de la candidate pourraient aussi faire l’objet d’une entente de prêt de service entre le BCI et son employeur actuel, ce dernier pouvant être compensé en conséquence.

    Faites parvenir votre CV à l’attention de Véronique Beaulac via le formulaire de Secrétaire-inc au plus tard le 21 août 2022.

    Seules les personnes retenues lors de la présélection seront invitées à se présenter à une entrevue. Aucun accusé de réception ne sera transmis aux personnes qui posent leur candidature.

    Attention! Très important!
    Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

    Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

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