Secrétaire de décanat

Université du Québec à Montréal https://www.secretaire-inc.com/wp-content/uploads/2020/11/7d118888a2966c26734a16eaf91f70cd_Université du Québec à Montréal.jpeg

Location: Quebec Montreal CA

Université du Québec à Montréal
Montréal
Temporaire

Secteur de travail | Unité organisationnelle : Faculté des arts (0600)
Groupe d’emploi : Bureau
Statut : Affectation temporaire du 9 août 2021 au 23 juillet 2022, avec possibilité de prolongation
Horaire : Régulier 35 heures / semaine, du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30

Exigences normales :

Scolarité : Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat
Expérience : Trois (3) années d’expérience pertinente

Autres exigences :

  • Minimum de 75 % au test de français.
  • Habileté à prendre des notes lors des réunions et à rédiger des comptes rendus, des procès- verbaux dans le respect des règles de présentation (un test mesurera ces habiletés).

Salaire : Entre 24.83 $ et 34.98 $
Classement salarial : 7

Les avantages (1) :

  • Perspective de carrière diversifiée et intéressante;
  • Programme d’avantages sociaux et régime de retraite;
  • Programme de formation et perfectionnement;
  • Horaire d’été et politique avantageuse de vacances annuelles;
  • Rémunération globale et conditions de travail concurrentielles;
  • Accès facile en transport en commun.

Description sommaire de la fonction :

Cette personne assiste la doyenne, le doyen et les vice-doyennes, les vice-doyens dans l’accomplissement de leurs fonctions en assurant le soutien clérical et administratif reliés à la gestion des activités de la direction de la Faculté ou de l’École. En leur absence, elle voit au maintien et au suivi de certaines activités de la direction de la Faculté ou de l’École et en assure la bonne marche.

La description de fonction, étant réputée faire partie intégrante de l’affichage, peut être consultée sur le site web des ressources humaines www.rhu.uqam.ca/SBM11 et au Syndicat.

Description détaillée (à titre indicatif):

Cette personne:

  • Organise les différents comités de la Faculté ou de l’École tels que Conseil académique, Comité de discipline et Comités des études impliquant la préparation de l’ordre du jour, la convocation, la réservation de salles, la préparation matérielle et la distribution de documents nécessaires à l’étude de dossiers par les personnes désignées; assiste aux réunions, prend les notes, rédige les documents qui y sont associés tels que procès-verbaux et les extraits de résolution, voit au respect des règles de présentation et assure le suivi des décisions;
  • Agit à titre de personne-ressource auprès du personnel des unités internes et des organismes externes à l’UQAM pour les dossiers relevant de sa compétence; donne de l’information, effectue des vérifications, dirige les demandeurs vers les sources appropriées, règle les problèmes ou les réfère à la personne désignée;
  • Gère les agendas des personnes désignées en fonction des priorités, et des disponibilités des diverses intervenantes, des intervenants, réaménage l’emploi du temps en fonction des urgences ou des imprévus; effectue les rappels et les suivis requis auprès des personnes concernées;
  • Reçoit et filtre les communications et accueille les visiteuses, les visiteurs, s’informe de l’objet de la requête, donne les renseignements appropriés, signale à la doyenne, au doyen, aux vice-doyennes, aux vice-doyens les situations qui doivent être portées à son attention, prépare et transmet les documents nécessaires, au besoin, dirige les requérantes, les requérants aux personnes susceptibles de les aider, fixe les rendez-vous requis ;
  • Prépare les dossiers et la documentation nécessaires à la participation de la doyenne, du doyen ou des vice-doyennes, des vice-doyens aux réunions inhérentes aux activités de la Faculté ou de l’École auxquelles ils doivent assister;
  • Effectue des recherches, rassemble des informations, documente des dossiers afin d’en favoriser l’analyse et ainsi faciliter la prise de décision;
  • Collabore à l’organisation des activités de la Faculté ou de l’École telles que fonds de développement, unité de développement académique, programme de financement des activités académiques, élection des directrices, des directeurs de programmes; effectue les recherches nécessaires, communique avec les personnes concernées et prend les mesures appropriées afin d’en assurer le suivi;
  • Prend connaissance du courrier, le trie et le distribue en fonction des priorités; prépare les dossiers en effectuant les recherches et les consultations préalables; répond aux demandes relevant de sa compétence; rédige la correspondance, la transmet aux fins de signature, signe celle d’ordre courant et assure le suivi des dossiers;
  • Vérifie, contrôle et tient à jour la comptabilité des programmes de financement des activités académiques; effectue la saisie de données relatives aux dépenses effectuées et produit, sur demande, un rapport des états de compte; compare les écritures comptables avec les pièces justificatives à partir des rapports budgétaires; relève les erreurs et en avise les personnes concernées.

L’effet UQAM sur votre vie et votre carrière c’est entre autre :

  • L’énergie d’un monde étudiant
  • L’influence d’un milieu urbain
  • Une belle qualité de vie

L’Université du Québec à Montréal souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. La priorité sera donnée aux personnes ayant le droit de travailler au Canada.

(1)Les avantages s’appliquent selon certaines conditions.

Attention! Très important!
Veuillez préciser dans votre lettre de présentation que vous avez vu l'offre d'emploi sur Secretaire-inc. Merci.

Attention! Avant de pouvoir postuler, vous devez vous créer un compte.

.



Créez une alerte emploi personnalisée
Recevez les meilleures offres d'emplois avant les autres candidats, en créant une alerte associée à votre recherche.


Partagez cet emploi!

Les employeurs qui recrutent
  • Novea Recrutement inc.
  • Pillière Bolduc Notaires
  • Gowling WLG
  • ZSA
  • Le Groupe Forget
  • Société québécoise des infrastructures
  • PFD Avocats
  • Fasken
  • CHRISTIN CHEVROLET BUICK GMC
  • Cardio Plein Air
  • Gestolex S.E.C.
  • La Presse
  • Collège Inter-Dec
  • Espace Physio Forme Inc
  • Desjardins
Recevez les derniers articles Carrière
et offres d'emplois directement dans votre boîte de réception!
Vous avez des questions?
Nous sommes ici pour vous aider.