Adjoint(e) à la direction

Location: Montréal (Québec)

Miller Thomson SENCRL
Montréal (Québec)
À plein temps

Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au pays avec des bureaux à Vancouver, Calgary, Edmonton, Regina, Saskatoon, London, Kitchener-Waterloo, Guelph, Toronto, Markham, Vaughan et Montréal. Si Miller Thomson occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance de ses conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son ferme engagement à offrir des services complets à sa clientèle et à son dévouement envers ses avocats, son personnel et les collectivités dans lesquelles le cabinet exerce ses activités.

Nous sommes à la recherche d’un adjoint ou d’une adjointe à la direction pour notre bureau de Montréal. Cette personne apportera son soutien à la gestionnaire des services parajuridiques, Droit des affaires et travaillera en étroite collaboration avec son équipe de direction pour la gestion des parajuristes du groupe Droit des affaires de tous les bureaux du cabinet. Le poste exige une personne extrêmement réceptive, proactive et communicative, capable de faire preuve d’initiative et d’afficher une attitude gagnante. Cette personne doit posséder d’excellentes compétences en communication et en organisation, et avoir le désir de travailler dans une culture résolument axée sur le client et d’en faire la promotion. Elle doit absolument apporter sa pleine contribution à l’équipe et s’adapter à des horaires de travail flexibles selon les besoins de l’entreprise.

Les responsabilités liées à ce poste comprennent, notamment :

  • Fournir un soutien administratif de qualité supérieure à la gestionnaire des services parajuridiques, Droit des affaires : surveiller, examiner et organiser quotidiennement les courriels entrants; rédiger la correspondance et les courriels en faisant preuve d’une grande discrétion et en respectant la confidentialité; gérer l’agenda; apporter son soutien lors des réunions; prendre les dispositions relatives aux déplacements; s’occuper des demandes de remboursement des dépenses professionnelles.
  • Aider à la coordination de l’administration quotidienne des projets et initiatives d’envergure nationale réalisés par l’équipe de parajuristes en droit des affaires, notamment fournir un soutien lié à l’administration, à la logistique et aux projets en ce qui concerne l’établissement du calendrier, la réservation des salles de conférence, la préparation des ordres du jour des réunions, la transmission des documents requis, la communication avec les parties concernées, la prise des dispositions relatives aux déplacements des consultants et la création de documents pour les présentations.
  • Participer à la coordination des mises à jour de l’équipe de parajuristes en droit des affaires concernant les projets et initiatives en cours; faire le suivi de la progression et des échéances, s’occuper des documents liés aux projets et suivre les progrès réalisés.
  • Apporter son aide pour la gestion ainsi que le suivi et l’examen périodiques des dépenses du service à l’échelle nationale.
  • Aider à la préparation des rapports et des feuilles de calcul aux fins d’examen par la gestionnaire des services parajuridiques, Droit des affaires.
  • Coordonner les demandes d’embauche de nouvelles recrues et les approbations pour l’équipe de parajuristes en droit des affaires et compiler les descriptions de poste en travaillant étroitement avec l’équipe du Service des compétences.
  • Faire le suivi des rapports mensuels et des listes de choses à faire de l’équipe; compiler les rapports pour la gestionnaire des services parajuridiques, Droit des affaires.
  • Tenir à jour les bases de données du service et les dépôts électroniques dans le système de gestion des documents.
  • Accomplir d’autres tâches d’administration générale, selon les besoins.

Compétences requises :

  • Diplôme d’études collégiales en gestion de bureau ou en administration des affaires et, idéalement, un minimum de trois ans d’expérience dans un milieu de services professionnels ou un milieu juridique; une combinaison équivalente d’études, de formation et d’expérience peut être acceptée
  • Bilinguisme (français et anglais) requis
  • Caractère sociable et positif, excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles, le travail d’équipe et le service à la clientèle, et capacité à établir des relations avec les membres du cabinet de tous les niveaux.
  • Assurance, présentation soignée et professionnelle, et excellentes aptitudes pour la communication (orale, écrite, exposés)
  • Capacité à respecter rigoureusement la confidentialité et à agir avec diplomatie, tact et discrétion en tout temps
  • Excellentes aptitudes pour la gestion du temps, l’organisation et l’établissement des priorités
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps dans un milieu exigeant
  • Motivation, esprit d’équipe, volonté d’apporter sa pleine contribution, attitude positive et souci du détail
  • Capacité de travailler de façon autonome et de suivre des directives avec un minimum de supervision, et esprit d’initiative
  • Souplesse et adaptabilité pour répondre aux exigences des projets et volonté de faire des heures supplémentaires selon les besoins
  • Très grande aisance avec la suite MS Office, en particulier avec Excel et PowerPoint; maîtrise de Microsoft Project ou de Microsoft Visio – atout; capacité et volonté d’apprendre rapidement de nouveaux logiciels et outils technologiques

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés; les agences sont priées de s’abstenir.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines et indiquer la nature des accommodements nécessaires.

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