Adjoint(e) administratif(-ive) – Réception et secrétariat

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Location: Quebec Montreal H1C 1P4 CA

PME MTL Est-de-l’Île
Montréal (Rivière-des-Prairies)
À plein temps

PME MTL Est-de-l’Île a pour mission de favoriser l’essor économique et le développement de l’emploi de l’Est de Montréal, en offrant des services-conseils et du financement aux entrepreneurs en démarrage et aux chefs d’entreprises existantes, en plus de réaliser des projets structurants pour le développement économique et de l’emploi de son milieu. PME MTL Est-de-l’Île travaille en étroite collaboration avec les six pôles du réseau PME MTL et les autorités municipales, provinciales et fédérales. Les services sont déployés par une équipe dynamique, polyvalente et professionnelle.

Supérieur immédiat : direction générale

Sommaire du poste 

L’adjoint(e) administratif(ve) – réception et secrétariat assiste la direction et l’ensemble du personnel de PME MTL Est-de-l’Île par la prise en charge des tâches administratives et de secrétariat du bureau. Il (elle) est notamment chargé(e) d’accueillir les visiteurs, référer les clients, inscrire des participants, saisir des données, effectuer des suivis auprès de la clientèle et offrir un soutien logistique au personnel dans la gestion des projets. Il (elle) assure la logistique du bureau et de son matériel et offre un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel. Ses fonctions l’appellent aussi à assurer la logistique des salles et des événements.

Les fonctions

  • Assurer l’accueil des visiteurs, répondre aux appels, évaluer le besoin, offrir de l’information générale sur l’organisation, ses services et programmes et assurer l’accueil des visiteurs et diriger les clients
  • Recevoir, distribuer le courrier et assurer le traitement de la correspondance (courrier et courriels)
  • Saisir des données dans les différents outils de gestion et tenir régulièrement à jour les listes de contacts
  • Recueillir des données sur les clients, leur satisfaction des services reçus et les résultats générés des services
  • Assurer le classement et la tenue des dossiers et archives corporatives imprimés et électroniques
  • Offre un soutien à la direction générale et à l’ensemble du personnel notamment en assurant des liens avec la clientèle, les partenaires, les fournisseurs et les médias
  • Soutenir l’organisation des événements et activités
  • Assurer le secrétariat du conseil d’administration et organiser la logistique de certaines activités, telles réunions, assemblée générale et autres comités
  • Réviser, éditer ou rédiger des documents corporatifs (communiqués, lettres, présentations, publications, rapports ou tout autre document de relations publiques)
  • Assurer la vérification orthographique de plusieurs documents et la conformité des documents selon les normes graphiques de l’organisation
  • Voir à la préparation et l’entretien des équipements de bureau (télécopieurs, photocopieurs, imprimantes, etc.) et, lorsque des réparations sont requises, effectuer des recommandations et prendre les dispositions pour qu’elles soient effectuées dans les meilleurs délais
  • Assure la logistique du centre d’affaires et de sa clientèle, en informant les clients des modalités, en assurant la préparation et la remise en état des salles et du matériel et en organisant la logistique des réservations.

Description de fonction détaillée disponible.

Le profil recherché

  • Diplôme en secrétariat, bureautique ou communication.
  • Une priorité sera accordée aux candidats ayant au moins trois à cinq années d’expérience acquise dans une fonction semblable.
  • L’excellente maîtrise du français et de l’anglais de même que des outils de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) sont essentielles et une connaissance de Salesforce, Survey monkey, Notarius-Consigno Cloud, Simple comptable sont des atouts.
  • Connaissance du milieu des affaires, du développement économique, des acteurs socioéconomiques de l’Est de Montréal sont des atouts

Les experts de PME MTL Est-de-l’Île recherchent des collègues autant humains que superhéros qui font preuve d’un grand souci pour le service à la clientèle, de dynamisme et d’efficacité. Ils seront complices de votre arrivée dans notre famille professionnelle!

La personne recherchée fait preuve d’un grand souci pour le service à la clientèle, d’initiative, de rigueur, fait preuve de flexibilité dans ses approches, de dynamisme et d’efficacité. Ses habiletés pour le service à la clientèle et le travail d’équipe la distingue et elle sera appelée à gérer plusieurs priorités à la fois et fait preuve d’un sens aigue de l’éthique. La personne doit faire preuve d’autonomie et posséder des forces en matière d’organisation du travail, en plus d’être systématique dans les suivis.

Conditions de l’emploi

  • Poste régulier : 5 jours par semaine.
  • Hors pandémie, la personne doit être disponible parfois le soir et le matin pour la tenue d’événement
  • Salaire compétitif et avantages sociaux selon les politiques en vigueur

La date d’entrée en fonction : dès que possible.

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