Adjoint.e administratif.ive

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Location: Quebec Quebec City CA

Fédération Québécoise des Municipalités
Québec
Les candidatures sont actuellement fermées.

Description du poste

Sous l’autorité de la directrice générale adjointe et sous la supervision de l’adjointe exécutive et coordonnatrice administrative, votre principal mandat est d’apporter un soutien administratif à l’équipe de la direction générale et tout particulièrement à l’équipe de la direction des politiques.  Vous avez à gérer les demandes administratives, organiser et planifier des rencontres, planifier des réunions et prendre les notes des réunions auxquelles vous serez dédié. De plus, vous réalisez certaines tâches administratives reliées à la gestion interne du bureau. Votre collaboration est essentielle à la bonne marche des opérations et a un impact direct sur la qualité du service aux membres. Vous évoluerez au sein d’une équipe d’adjointes chevronnées et pourrez ainsi faire avancer votre carrière dans un milieu plein de défis.

Principales responsabilités

  • Donner assistance au directeur des politiques dans la réalisation de différents mandats confiés à son équipe, au suivi et à la tenue à jour du tableau de bord de ladite direction;
  • Participer à la préparation des réunions et comités dont les commissions permanentes;
  • Rédiger certains comptes rendus, effectuer la mise en forme et corriger différents documents produits par l’équipe des politiques, des mémoires, dans le respect des règles prescrites par la FQM;
  • Assurer la tenue à jour de différents documents de gestion interne, dont le registre des résolutions en provenance des municipalités;
  • Collaborer étroitement avec l’adjointe exécutive et coordonnatrice administrative dans la gestion interne des bureaux de la FQM;
  • Assister l’équipe des adjointes à la direction générale dans la réalisation de différents mandats, projets, suivis de dossiers et de rencontres;
  • Collaborer à la gestion documentaire (papier et électronique) ainsi que l’archivage des dossiers;
  • Collaborer à l’organisation et participer aux activités de visibilité telles : congrès, colloque, séminaire, etc.;
  • Effectuer toute autre tâche désignée par son supérieur.

Qualités et compétences

  • Rigueur, professionnalisme et discrétion dans l’exercice de ses fonctions;
  • Sens de l’initiative et capacité à travailler en équipe;
  • Gestion des priorités et sens de l’organisation;
  • Orienté résultat, service client et qualité de service;
  • Minutie, rigueur professionnelle et sens de l’urgence;
  • Grande capacité à établir des relations interpersonnelles harmonieuses et professionnelles;
  • Capacité à gérer différentes tâches simultanément et aisance à travailler sous pression.

Exigences

  • DEC en bureautique ou DEP en bureautique jumelé à une expérience de travail pertinente;
  • Expérience de travail pertinente;
  • Maitriser le français tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Bonne connaissance de la suite Office et grande facilité d’adaptation aux nouvelles technologies?;
  • Bonne connaissance de Excel serait un atout;
  • Flexibilité dans l’horaire de travail et quelques déplacements sont à prévoir.

Conditions de travail

  • Lieu de travail : Québec
  • Statut : Permanent temps plein
  • Conditions de travail :Salaire concurrentiel
  • Régime d’assurance collective complet?
  • Participation conjointe à un régime de retraite simplifié?
  • À partir de 3 semaines de vacances par année dès la première année d’entrée en fonction
  • Banque de (6) congés mobiles
  • Fermeture du bureau durant le temps des fêtes
  • Horaire d’été
  • Cheminement de carrière

Les conditions de travail offertes sont compétitives et comprennent une gamme d’avantages sociaux dans un environnement où les possibilités d’avancement sont nombreuses.

Pour postuler

Vous possédez les compétences requises et le défi vous intéresse? Nous vous invitons à nous transmettre votre curriculum vitae au plus tard le 8 mai 2022 à 16h via le formulaire de Secrétaire-inc.

Bien que nous tenions compte de toutes les candidatures reçues, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues. Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à nos organisations.

L’emploi du masculin est utilisé dans le seul but d’alléger le texte.

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