Adjointe administrative à la direction et à la programmation

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Location: Quebec Quebec City CA

Salle Albert-Rousseau
Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Tu souhaites relever un nouveau défi en soutien administratif, en secrétariat ou en bureautique ? On te reconnaît comme étant une personne créative, débrouillarde, proactive et organisée ? Tu aimerais travailler avec une équipe engagée dans un milieu stimulant et une organisation flexible et humaine ? Nous avons un poste pour toi !

Principales fonctions

En tant que secrétaire à la direction, tu agirais comme soutien à la direction générale et à la direction de la programmation pour la Salle Albert-Rousseau, le Théâtre Petit-Champlain et les Productions d’Albert.

Résumé des fonctions :

  • Préparer les ordres du jour, les convocations et les documents informatisés pour les réunions des comités et des séances du conseil d’administration. Assister aux rencontres et rédiger les procès-verbaux;
  • Effectuer la relecture, la rédaction et la mise en page de documents administratifs et en assurer le classement et la gestion documentaire;
  • Aider au processus de recrutement (affichage de postes, réception des CV, planification des entrevues et préparation des documents d’entrevue) au besoin;
  • Accueillir la clientèle ainsi que recevoir et diriger les appels téléphoniques et les courriels de la réception de l’administration. Traiter le courrier postal et le service par messagerie;
  • Tenir à jour l’inventaire et effectuer les commandes de la papeterie;
  • Soutenir les membres de la direction dans l’exécution des tâches administratives;
  • Aider à la billetterie lors des mises en vente (vente de billets);
  • Participer à l’organisation logistique de différents événements, incluant le service de traiteur et la réservation des chambres d’hôtel lorsque nécessaire;
  • Tenir à jour le système de gestion du calendrier des spectacles, comprenant les données des producteurs, les contrats, les budgets, l’horaire du mois et plus encore;
  • Préparer et effectuer les créations de spectacle selon les informations données pour la mise en vente;
  • Acheminer les rapports de ventes et fournir les statistiques reliées aux dossiers sous sa responsabilité.

Conditions de travail

Tu travaillerais dans les bureaux administratifs de la Salle Albert-Rousseau. Tu aurais tous les outils de travail dont tu pourrais avoir besoin, des collègues passionnés et dynamiques en plus d’un super environnement de travail et des avantages sociaux concurrentiels! La Salle Albert-Rousseau offre notamment un REER avec contribution de l’employeur, des assurances collectives incluant un plan dentaire, un programme d’aide aux employés, une compensation pour l’activité sportive, un horaire d’été, des billets de spectacle, des activités d’équipe et bien d’autres avantages que tu auras le plaisir de découvrir sur place!

Ce que l’on recherche

Pour ce poste, la personne devrait posséder une bonne expérience autant en secrétariat, qu’en gouvernance et en service à la clientèle.

  • Technique en bureautique ou l’équivalent
  • 5 ans d’expérience pertinente, dont une expérience d’au moins 2 ans dans la préparation de conseil d’administration et de rédaction de procès-verbaux (obligatoire). 
  • Connaissance avancée de la Suite Office.
  • Excellente maîtrise de la langue française.
  • Capacité à travailler sous pression et à respecter des échéanciers serrés.
  • Bon sens de l’organisation/planification et capacité à gérer plusieurs projets à la fois.
  • Sens aiguisé du service à la clientèle.

Poste

Temps plein permanent : 40 h/semaine

On attend ton curriculum vitae et une lettre de motivation au plus tard le 6 juin 2021 via le formulaire de Secrétaire-inc.

Seuls les candidats retenus seront contactés.  Prière de ne pas téléphoner

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