Secrétaire de direction, direction générale

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Location: Quebec Quebec City CA

Cégep de Sainte-Foy
Québec
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Renommé pour la qualité de sa formation scolaire et parascolaire, le Cégep de Sainte-Foy accueille près de 8 000 étudiants à l’enseignement régulier et à la formation continue. Le dynamisme et la compétence de ses quelque 1 100 membres du personnel en font un milieu de vie stimulant. De plus, notre milieu est accrédité « Entreprise en Santé ».

Secrétaire de direction à la direction générale
Concours DPA001045
Relevant de la directrice générale, madame Nathalie Larose, la secrétaire de direction assume l’ensemble des fonctions de secrétariat du bureau de la Direction générale.

De manière plus spécifique, la personne choisie :

  • tient à jour l’agenda du directeur général et fixe les rendez-vous;
  • met en forme les ordres du jour et convoque les participants pour les diverses réunions du directeur général notamment celles de la régie collège et de la régie élargie;
  • assiste aux régies collège et aux régies élargies et rédige les comptes rendus ou les procès-verbaux de ces réunions; au besoin, assiste à d’autres réunions et en dresse les comptes rendus;
  • veille à assurer une communication et un partage des informations fluides entre la Direction générale et l’équipe de direction, tout comme avec les partenaires du Collège;
  • voit à l’organisation et à la logistique des réunions et des déplacements du directeur général, prépare les documents requis;
  • rédige des documents ainsi que la correspondance courante; analyse ou résume par écrit ou verbalement des documents; compile des statistiques et dresse des tableaux au besoin;
  • voit à l’organisation d’événements pour le directeur général;
  • prépare les différents calendriers relatifs aux réunions de la Direction générale;
  • prépare et autorise différentes demandes d’achats et de paiement pour le bureau de la direction générale;
  • reçoit les communications téléphoniques adressées au directeur général, fournit les renseignements demandés et dirige les appels selon la nature des demandes;
  • tient à jour l’échéancier de la Direction générale et rappelle les échéances en temps opportun;
  • voit à ce que les opérations récurrentes soient enclenchées au moment prévu;
  • conçoit des outils de travail propres à assurer un suivi efficace des dossiers de la Direction générale;
  • effectue la recherche, la collecte et l’agencement des renseignements à inclure dans les rapports et la correspondance;
  • assure l’application et l’adaptation du système de classement des documents de la Direction générale, de façon à en faciliter la conservation et le repérage et procède à l’élagage périodique et à l’archivage de ces documents conformément aux règles établies;
  • accueille le personnel ou les visiteurs et leur fournit l’information qui relève de sa compétence ou les réfère, au besoin, aux services appropriés du Collège;
  • dépouille, trie et gère le courrier et les courriels et assure le suivi nécessaire;
  • accomplit, au besoin, toute autre tâche connexe.
  • Diplôme d’études collégiales ou professionnelles avec champ de spécialisation approprié ou un cumul de scolarité et d’expérience jugées pertinentes
  • Cinq (5) années d’expérience pertinente dans le domaine
  • Maitrise de la langue française
  • Habiletés dans l’utilisation de la suite Microsoft Office et des outils technologiques de collaboration

Profil recherché :

  • excellentes habiletés dans la rédaction de la correspondance et de textes complexes;
  • connaissance des méthodes et des usages propres à la tenue d’un bureau de direction;
  • sens de l’accueil;
  • excellent jugement;
  • doigté;
  • très grande discrétion;
  • maîtrise de soi;
  • initiative;
  • autonomie.

Poste dont l’échelle de traitement varie de 24,45 $ à 31,96 $ l’heure

Date d’entrée en fonction souhaitée: 15 novembre 2021

Le Cégep de Sainte-Foy souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les personnes appartenant aux groupes visés à postuler. Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur offre de service incluant une lettre de présentation et un curriculum vitae, en format Word ou PDF, en cliquant sur le lien suivant postuler, et ce, au plus tard le dimanche 11 octobre 2021 à minuit.

Au moment du dépôt de votre candidature, vous recevrez un accusé réception automatique.

Nous remercions toutes les personnes qui postuleront ce poste. Notez toutefois que seuls les candidats sélectionnés pour une entrevue seront joints.

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