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Adjoint.e à la direction et aux instances décisionnelles

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Location: Quebec Quebec City CA

AREQ-CSQ
Québec, QC
Les candidatures sont actuellement fermées.

Adjoint-e à la direction et aux instances décisionnelles – AREQ-CSQ

L’Association des retraitées et retraités de l’éducation et des autres services publics du Québec (AREQ-CSQ) est à la recherche d’une perle rare pour se joindre à son équipe de 16 employé-es, à ses bureaux situés à Québec.

L’AREQ regroupe près de 60 000 membres et des centaines de bénévoles actifs dans toutes les régions. Elle a à cœur la qualité de vie de ses membres et de tous les aînés, en leur offrant des services de qualité et en défendant leurs droits et leurs intérêts.

Si vous souhaitez évoluer dans un milieu de travail dynamique et stimulant, qui offre de nombreux avantages et d’excellentes conditions de travail, l’AREQ souhaite recevoir votre candidature!

Pour en connaître davantage sur ce que fait l’AREQ, consultez cette courte capsule vidéo à l’adresse https://areq.lacsq.org/a-propos/mission-et-historique/

Sommaire de la fonction

L’adjoint-e de direction occupe un poste-clé au sein de l’Association. Elle collabore à l’organisation des réunions du conseil exécutif, du conseil administration, du conseil national et du Congrès sur le plan du calendrier et du contenu. Elle contribue au bon fonctionnement de l’instance en conformité avec les statuts de l’organisation et ses règles de fonctionnement, rédige les procès-verbaux, comptes rendus et relevés des décisions en plus d’effectuer diverses tâches administratives et de secrétariat.

Tâches et responsabilités principales

  • Contribue à l’établissement du calendrier des réunions et aux modifications nécessaires en cours d’année en coordination avec la direction de l’Association.
  • Conçoit les projets d’ordre du jour en tenant compte de la planification générale des sujets à traiter, des sujets à ramener à l’instance, des questions urgentes à trancher et des demandes reçues; s’assure de la qualité de présentation des documents; prend toutes les dispositions nécessaires pour s’assurer que les documents requis (incluant les bulletins de vote) sont prêts, cotés, imprimés et livrés à destination en temps opportun, le cas échéant; fait parvenir les avis de convocation et les documents aux personnes et groupes concernés; s’assure de la disponibilité des ressources internes et externes dont la présence est requise.
  • Assiste à toutes les réunions d’instances et voit à son bon déroulement; prend en note le contenu des délibérations, en fait la synthèse et rédige pour approbation les projets de procès-verbaux et les relevés des décisions ; en assure la diffusion auprès des personnes ou groupes concernés.
  • Prépare des documents, des dossiers synthèses ou cumulatifs sur des questions à l’ordre du jour et les soumet pour approbation.
  • Contribue au bon fonctionnement de l’instance (Congrès et conseils nationaux) en collaboration avec les personnes présidentes d’assemblée, la direction et divers intervenants, le tout en conformité avec les statuts de l’organisation et les règles de fonctionnement de l’instance.
  • Le cas échéant, effectue les corrections requises aux documents à la suite de discussions en instance ; transmet selon les pratiques établies une transcription des bandes sonores ou documents vidéo concernant une question ou un débat en particulier ; assure le suivi des décisions ; lorsque requis, transmet aux personnes, groupes ou organismes concernés des extraits officiels des procès-verbaux ; répond aux demandes d’information concernant les décisions des instances.
  • Organise les conférences téléphoniques et les visioconférences, effectue les réservations de salles à l’interne ; fait aménager les salles selon la configuration requise ; s’assure de la disponibilité des services techniques nécessaires (micros, écrans, projecteur, moniteurs, vidéo, etc.). Organise l’hébergement pour les membres du conseil exécutif et du conseil d’administration.
  • Fournit un support technique aux différentes ressources quant aux activités entourant l’instance (lecture de notes, résumé verbal ou écrit d’échanges, informations relatives aux procédures, diverses recherches pour répondre aux demandes d’information).
  •  Assume la responsabilité de conserver et d’archiver les documents officiels des instances et en assure le dépôt au système de classement.
  • Utilise les technologies d’usage courant.
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur lorsque requis.
  • La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative.

Formation requise

  • Diplôme en bureautique, secrétariat ou administration générale

Expérience souhaitée

  • Quatre (4) années d’expérience pertinente

Compétences

  • Excellente maîtrise de la langue française
  • Maîtrise de l’environnement Microsoft Office 365

Aptitudes professionnelles

  • Esprit de synthèse
  • Responsable – rigueur et fiabilité
  • Capacité à travailler en équipe
  • Facilité d’adaptation
  • Habileté de communication
  • Bon sens de l’organisation

Autres exigences

  • Capacité à manipuler occasionnellement du matériel
  • Déplacement requis lors de certaines instances qui se tiennent à l’extérieur du bureau

Rémunération et avantages

  • Salaire annuel à l’embauche entre 47 448 $ et 54 647 $, selon l’expérience reconnue – augmentation annuelle selon l’échelle conventionnée
  • 28 heures par semaine sur 4 jours (5e journée à l’occasion, lorsque nécessaire)
  • Avantages sociaux très concurrentiels, assurance collective et régime de retraite (RREGOP)
  • Horaire variable – amplitude entre 8h et 17h30
  • Télétravail – présence au bureau 2 jours semaine minimum
  • Vacances annuelles + congés mobiles et sociaux

Étiqueté sous : conseil d’administration, instances, conseil exécutif

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