Adjoint(e) administratif(ve) 4 jours par semaine

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Location: Quebec Quebec City CA

AREQ-CSQ
Québec, QC
À plein temps
Les candidatures sont actuellement fermées.

Adjoint(e) administratif(ve)
Poste régulier à 4 jours par semaine – 28 heures

L’Association des retraitées et retraités de l’éducation et des autres services publics du Québec (AREQ-CSQ) est à la recherche d’une perle rare pour se joindre à son équipe de 16 employé-es, à ses bureaux situés à Québec.

L’AREQ regroupe près de 60 000 membres et des centaines de bénévoles actifs dans toutes les régions. Elle a à cœur la qualité de vie de ses membres et de tous les aînés, en leur offrant des services de qualité et en défendant leurs droits et leurs intérêts.

Si vous souhaitez évoluer dans un milieu de travail dynamique et stimulant, qui offre de nombreux avantages et d’excellentes conditions de travail, l’AREQ souhaite recevoir votre candidature!

Pour en connaître davantage sur ce que fait l’AREQ, consultez cette courte capsule vidéo à l’adresse https://areq.lacsq.org/a-propos/mission-et-historique/

Description sommaire du poste 

Sous la supervision immédiate de la direction adjointe et en collaboration avec l’équipe du personnel de soutien de l’AREQ, la personne assistera les conseillères et conseillers responsables de différents dossiers. Dans le cas présent, il s’agit de la sécurité sociale (assurance collective et régimes de retraite), l’action sociopolitique et la condition des femmes aînées, de même que les travaux de groupes de travail ayant des mandats ponctuels.

Elle voit à la coordination des activités qui en découlent : préparation et tenue de rencontres, mise en forme de documents, suivis et échanges avec les membres des comités, etc.

Tâches et responsabilités principales

  • Effectue, à l’aide des logiciels appropriés, différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour de documents d’information selon les standards de l’Association. Également, conception de tableaux, de chiffriers et de diaporama (PPT).
  • S’assure de la qualité des documents produits par son secteur, en ce qui a trait à l’orthographe et la grammaire.
  • Collabore avec les personnes relevant de son affectation dans la préparation de réunions, de formations ou tout autre type de rencontre. En règle l’organisation technique et matérielle. Procède aux convocations et prépare la documentation.
  • Sur demande, assiste aux réunions, rédige les comptes rendus et prépare les formulaires Web pour l’évaluation.
  • Exerce un suivi sur le cheminement et les échéances des documents à présenter aux diverses instances de l’AREQ. Effectue les rappels nécessaires auprès des personnes conseillères.
  • Effectue diverses recherches propres à son secteur et collige des informations dans le but de dégager et d’assister les personnes conseillères. Répond aux demandes d’information concernant son secteur. Prend des décisions de nature courante.
  • Reçoit et donne suite aux appels, aux courriels et à toute correspondance courante nécessitant une attention particulière dans les dossiers relevant de son affectation, notamment en ce qui a trait au régime d’assurance collective de l’AREQ.
  • Assume l’organisation et le suivi administratif du système centralisé de classement informatique de son secteur. Propose des solutions optimales pour un fonctionnement collaboratif.
  • Prépare les bons de commande pour les dépenses reliées à son secteur en conformité des renseignements fournis par les fournisseurs.
  • Accomplit occasionnellement les tâches d’un poste connexe.

La liste des tâches et responsabilités ci-dessus énumérées est sommaire et indicative. Il ne s’agit pas d’une liste complète et détaillée des tâches et responsabilités susceptibles d’être effectuées par une personne salariée occupant un poste de cette fonction.

Qualifications requises

  • Diplôme en bureautique, secrétariat ou administration générale
  • 2 années d’expérience pertinente
  • Excellente maîtrise de la langue française (maîtrise de langue anglaise un atout)
  • Excellente maîtrise d’Office 365

Compétences (aptitudes professionnelles)

  • Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités
  • Sens des responsabilités – rigueur et fiabilité
  • Capacité à travailler en équipe
  • Facilité d’adaptation
  • Autonomie et initiative
  • Facilité à communiquer – bonne capacité et intérêt pour le service à la clientèle
  • Capacité à manipuler occasionnellement du matériel pouvant peser jusqu’à 25 livres

Rémunération et avantages

  • Échelle salariale annuelle entre 39 437 $ et 48 380 $
  • Avantages sociaux très concurrentiels : assurance collective et régime de retraite (RREGOP)
  • Conditions de travail flexibles : entre autres, horaire variable de 28 heures sur 4 jours et télétravail possible
  • 4 semaines de vacances après une année de service plus différents congés sociaux

Entrée en fonction : 13 décembre 2021

Bien vouloir faire parvenir votre candidature à l’attention de Annie Brochu via le formulaire de Secrétaire-inc avant le midi le 22 novembre.

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